對(duì)呼叫中心運(yùn)營(yíng)KPI指標(biāo)的簡(jiǎn)單剖析
王丹丹 2010/10/08
前言
近期，在招募部分呼叫中心中層運(yùn)營(yíng)管理職位時(shí)發(fā)現(xiàn)，多數(shù)應(yīng)征者對(duì)于運(yùn)營(yíng)KPI指標(biāo)一知半解，或者是雖知其然但卻不知其所以然。事實(shí)上，作為一名呼叫中心的運(yùn)營(yíng)管理者，對(duì)于運(yùn)營(yíng)KPI指標(biāo)的理解和認(rèn)識(shí)是絕不能只停留在表面，而是應(yīng)該做到“知其然更要知其所以然”，要全面掌握每個(gè)指標(biāo)背后的真正含義、計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)來(lái)源、受控因素等，因?yàn)橹挥腥绱朔侥芎芎玫陌芽剡@些指標(biāo)，才能通過(guò)有效的措施不斷地穩(wěn)定和提升KPI指標(biāo)，繼而保證整體運(yùn)營(yíng)水平。
因而，本文將對(duì)運(yùn)營(yíng)KPI指標(biāo)進(jìn)行簡(jiǎn)單的剖析，但由于指標(biāo)雖一、運(yùn)營(yíng)各異，不同呼叫中心的實(shí)際運(yùn)營(yíng)千差萬(wàn)別，所以本文中所闡述的內(nèi)容僅為一些自己的個(gè)人觀點(diǎn)，未必稱(chēng)得上最全面、最準(zhǔn)確，也可能無(wú)法覆蓋到所有的呼叫中心，但相信這些內(nèi)容能夠?qū)芾碚邔?duì)運(yùn)營(yíng)水平的控制起到一定的啟迪和助推作用。
眾所周知，KPI指標(biāo)能夠最為直接、客觀的衡量呼叫中心的整體運(yùn)營(yíng)水平，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)這些指標(biāo)有二十多種。但一般來(lái)講，我們會(huì)從中抽取七到八個(gè)最為關(guān)鍵的指標(biāo)，來(lái)計(jì)算和衡量運(yùn)營(yíng)品質(zhì)到底如何，這些指標(biāo)包括有：
以下將對(duì)每一項(xiàng)指標(biāo)分別從：指標(biāo)含義、設(shè)置目的、數(shù)據(jù)來(lái)源、計(jì)算方法、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、受控因素六個(gè)方面進(jìn)行簡(jiǎn)單的剖析。
接通率
指標(biāo)含義
一段時(shí)間內(nèi)，呼叫中心整體接通電話(huà)總量與呼入電話(huà)總量的比率，一般以人工接通率來(lái)衡量運(yùn)營(yíng)水平。
設(shè)置目的
衡量呼叫中心整體運(yùn)營(yíng)能力。
數(shù)據(jù)來(lái)源
CTI報(bào)表。
計(jì)算方法
人工接通率=（人工接起電話(huà)總量/呼入人工電話(huà)總量）*100%
行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)
≥90%
受控因素
排班因素—即人員的分布是否能夠符合話(huà)務(wù)分布的需要。
技能因素—即人工AHT的長(zhǎng)短。
管理因素—即人工平均工作飽和度。
硬件因素—即交換機(jī)、電話(huà)線路的負(fù)載能力和穩(wěn)定性。
服務(wù)水平
指標(biāo)含義
一段時(shí)間內(nèi)，在一定時(shí)限內(nèi)人工接起的電話(huà)數(shù)量與人工接起電話(huà)總量之比，一般以20秒作為衡量的時(shí)限。
設(shè)置目的
衡量呼叫中心整體運(yùn)營(yíng)能力，盡可能減少用戶(hù)等待時(shí)間。
數(shù)據(jù)來(lái)源
CTI報(bào)表。
計(jì)算方法
服務(wù)水平=（20S內(nèi)接起的電話(huà)量/人工接起電話(huà)總量）*100%
行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)
≥85%
受控因素
基本同接通率。
滿(mǎn)意度
指標(biāo)含義
用戶(hù)對(duì)于呼叫中心提供服務(wù)的滿(mǎn)意程度，一般在IVR中直接操作，亦可通過(guò)短信形式統(tǒng)計(jì)。
設(shè)置目的
通過(guò)數(shù)據(jù)客觀、直接地反映用戶(hù)對(duì)于呼叫中心服務(wù)的真實(shí)感受和評(píng)價(jià)。
數(shù)據(jù)來(lái)源
CTI報(bào)表。
計(jì)算方法
滿(mǎn)意度=【滿(mǎn)意/（滿(mǎn)意+一般+不滿(mǎn)意）】*100%
行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)
≥97%
受控因素
技能因素—即人工座席的服務(wù)態(tài)度、處理能力等。
運(yùn)營(yíng)因素—即接通率及服務(wù)水平因素。
關(guān)聯(lián)因素—即邀請(qǐng)率和參與率，邀請(qǐng)率=（邀請(qǐng)成功的數(shù)量/人工接起電話(huà)總量）*100%，參與率=（成功參與的數(shù)量/人工接起電話(huà)總量）*100%。一般來(lái)講，當(dāng)邀請(qǐng)率≥85%時(shí)參與率會(huì)≥70%。
其它因素—即各公司的業(yè)務(wù)規(guī)則、業(yè)務(wù)內(nèi)容等因素。
一次性解決率
指標(biāo)含義
一段時(shí)間內(nèi)，不需要用戶(hù)再次撥入呼叫中心也不需要座席員將電話(huà)回?fù)芫涂梢越鉀Q的電話(huà)量占人工接起電話(huà)總量的比率。隨著對(duì)呼叫中心運(yùn)營(yíng)品質(zhì)要求的逐步提升，衡量的時(shí)間段也在逐步拉長(zhǎng)，比如：24小時(shí)、48小時(shí)、72小時(shí)、一周。
設(shè)置目的
衡量呼叫中心整體服務(wù)處理能力。
數(shù)據(jù)來(lái)源
CRM報(bào)表。
計(jì)算方法
一次性解決率=（一段時(shí)間內(nèi)未重復(fù)來(lái)電、來(lái)郵、呼出的電話(huà)量/人工處理總量）*100%
行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)
≥85%
受控因素
技能因素—即人工座席解決用戶(hù)問(wèn)題的全面性和徹底性。
設(shè)置因素—即CRM系統(tǒng)中業(yè)務(wù)規(guī)則設(shè)置的合理性和準(zhǔn)確性。
其它因素—即各公司的業(yè)務(wù)規(guī)則、業(yè)務(wù)內(nèi)容等因素。
投訴率
指標(biāo)含義
投訴且判定成立的數(shù)量與人工處理總量的比率。
設(shè)置目的
衡量呼叫中心整體服務(wù)品質(zhì)及處理能力。
數(shù)據(jù)來(lái)源
投訴統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
計(jì)算方法
投訴成立數(shù)量/人工處理總量
行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)
無(wú)，須根據(jù)各企業(yè)實(shí)際情況制定。
受控因素
技能因素—即人工座席的服務(wù)態(tài)度、處理能力，解決問(wèn)題的全面性和徹底性等。
運(yùn)營(yíng)因素—即接通率及服務(wù)水平因素。
其它因素—即各公司的業(yè)務(wù)規(guī)則、業(yè)務(wù)內(nèi)容等因素。
質(zhì)檢得分
指標(biāo)含義
一段時(shí)間內(nèi)，呼叫中心所有人員的平均質(zhì)檢得分，是從內(nèi)部衡量服務(wù)品質(zhì)的重要指標(biāo)。
設(shè)置目的
衡量呼叫中心整體服務(wù)品質(zhì)。
數(shù)據(jù)來(lái)源
內(nèi)部質(zhì)檢報(bào)表。
計(jì)算方法
質(zhì)檢平均得分=質(zhì)檢總得分/抽檢人數(shù)
行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)
無(wú)，須根據(jù)各企業(yè)實(shí)際情況制定。
受控因素
技能因素—即人工座席的服務(wù)態(tài)度、處理能力，解決問(wèn)題的全面性和徹底性等。
管理因素—即質(zhì)檢考核標(biāo)準(zhǔn)的全面性、客觀性、可衡量性等。
操作因素—即質(zhì)檢考核操作流程規(guī)范，包括：考核周期、考核人數(shù)、抽檢時(shí)段、抽檢樣本等。
人員流動(dòng)率
指標(biāo)含義
一段時(shí)間內(nèi)，流失人員數(shù)量占人員總數(shù)量的比率，流失人員既包括主動(dòng)流失（辭職）的人員數(shù)量，也包括被動(dòng)流失（辭退）的人員數(shù)量。
設(shè)置目的
衡量團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性。
數(shù)據(jù)來(lái)源
人員管理報(bào)表。
計(jì)算方法
人員流失率=流失人員數(shù)量/[（月初人數(shù)+月末人數(shù)）/2]
行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)
≤10%
受控因素
綜合因素導(dǎo)致，詳見(jiàn)拙作《淺談呼叫中心的人員流失》http://www.yh9t5.com/factory/outsourcing/www.arvatoservices.com.cn/arvatoservices09_0601.htm、 《簡(jiǎn)述呼叫中心的員工關(guān)懷》http://www.yh9t5.com/factory/outsourcing/www.arvatoservices.com.cn/arvatoservices09_1201.htm。
KPI指標(biāo)作為呼叫中心運(yùn)營(yíng)品質(zhì)的直接體現(xiàn)，其達(dá)標(biāo)與否、水平幾何也直接體現(xiàn)著管理者的管理能力，并且對(duì)于指標(biāo)的理解和認(rèn)識(shí)也將隨著管理者從業(yè)的經(jīng)驗(yàn)、能力、經(jīng)歷、認(rèn)知等因素而更加全面和深刻�？梢灾v，對(duì)于KPI指標(biāo)的理解和認(rèn)識(shí)，是一種需要循序漸進(jìn)、周而往復(fù)、摸索推敲，總結(jié)積累，方能逐步領(lǐng)會(huì)貫通、日臻化境的技能，而這種技能對(duì)于管理者來(lái)講又是必須的。因?yàn)�，只有�?duì)運(yùn)營(yíng)KPI指標(biāo)的不同層面和立面都有全面準(zhǔn)確的理解，方能很好的制定運(yùn)營(yíng)方針和政策，從而真正確保呼叫中心的運(yùn)營(yíng)方向和品質(zhì)。
作者供稿 CTI論壇編輯
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