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EastFax傳真服務(wù)器在政府機(jī)關(guān)解決方案

2010/08/30

• EastFax-創(chuàng)新的融合傳真平臺(tái)專欄
• EastFax-創(chuàng)新的融合傳真平臺(tái)免費(fèi)試用!　

應(yīng)用分析

　　政府機(jī)構(gòu)作為國家信息傳遞、規(guī)范管理的重要武器，每天的工作十分繁忙。在這其中，傳真作為通知下達(dá)、文件傳送的重要工具長期使用下來帶來了諸多的不便。

　　大部分政府部門仍沿用傳統(tǒng)的傳真機(jī)方式，而日常工作中經(jīng)常遇到重要通知文件需要大量分發(fā)至各地部門的情況，面對此種不同目的地群發(fā)的任務(wù)，傳統(tǒng)方式必須一個(gè)個(gè)號(hào)碼輸入再發(fā)送，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力還容易發(fā)生錯(cuò)誤。

　　在處理傳真文件及對外發(fā)送傳真時(shí)對傳真進(jìn)行簽字、蓋章等操作十分頻繁，都必須經(jīng)歷“打印→蓋章→傳真”的繁瑣過程，耗費(fèi)大量紙張耗材不說，還加重工作人員工作量。

　　對于大多數(shù)政府部門而言，傳真的安全性不容忽視，傳真文件輕易暴露在公開場合對機(jī)密傳真文件構(gòu)成不小威脅，對此帶來的后果不堪設(shè)想。

　　傳真文件隨著時(shí)間的積累越來越多，管理成本也水漲船高。無法解決傳真?zhèn)浞莨芾淼膯栴}，傳真的成本就無法得到全面的控制。

解決方案

　　EastFax電腦傳真整體解決方案中將傳真?zhèn)�方面做出細(xì)致規(guī)劃，政府部門的傳真難題在EastFax傳真系統(tǒng)中能尋找到最合適的解決方式。

　　EastFax傳真系統(tǒng)在處理傳真群發(fā)設(shè)置上采取一次性輸入目的地號(hào)碼再由系統(tǒng)依次撥號(hào)發(fā)送的方式，同時(shí)啟動(dòng)傳真失敗重發(fā)機(jī)制，節(jié)約了人工撥號(hào)及等待的時(shí)間，工作效率和傳真及時(shí)性得到保證。

　　EastFax傳真服務(wù)器軟件的簽章功能將簽字、蓋章功能輕松應(yīng)用于對傳真文件的處理上。EastFax強(qiáng)大的傳真編輯器能滿足對傳真的絕大多數(shù)的處理需求，不僅是簽名蓋章，就連處理意見、傳真修改也可以完成，將傳真簽章所衍生的不必要操作消化殆盡。

　　在EastFax電腦傳真系統(tǒng)中，不論是服務(wù)器端還是客戶端，所有的傳真文件都經(jīng)過加密處理，無法通過第三方軟件打開查看，更無法對傳真內(nèi)容進(jìn)行更改。在桌面上接收、在電腦上加密完全保證了傳真的機(jī)密性。

　　EastFax傳真系統(tǒng)可以對所有傳真文件自動(dòng)全面?zhèn)浞荩�只依賴于服�?wù)器硬盤空間，不受數(shù)據(jù)庫限制，而自帶的多條件自動(dòng)檢索功能可對傳真文件快速查找。

案例分析

　　作為北京市的政府核心機(jī)構(gòu)，北京市人民政府每天向十八個(gè)區(qū)縣、幾十個(gè)局、辦公室等單位下達(dá)的文件、通知、指示等此類傳真非常多，市政府一直采用傳統(tǒng)的傳真方式，因傳真量比較大，而且有時(shí)會(huì)集中在某個(gè)時(shí)段大量發(fā)送，所以專門開辟傳真室，安排幾個(gè)人守在幾門傳真機(jī)邊上，一份一份地發(fā)給各個(gè)單位。經(jīng)常一忙就會(huì)亂，亂就會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)等現(xiàn)象，甚至可能會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重的后果。在傳真室，紙張堆積如山，浪費(fèi)非常大。

　　北京市政府在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)改造時(shí)，意識(shí)到 了傳統(tǒng)傳真方式的種種弊端，決意淘汰傳真機(jī)，全面提高政府的辦公效率，采用先進(jìn)的無紙化、全自動(dòng)的智能傳真服務(wù)器。此時(shí)EastFax傳真服務(wù)器從國內(nèi)外眾多傳真服務(wù)器供應(yīng)商中脫穎而出，撥得頭籌。

　　北京市政府通過EastFax傳真服務(wù)器連接著16條傳真線，辦公人員坐在電腦前輕松的提交傳真任務(wù)，即時(shí)群發(fā)傳真也只需一次性輸入傳真號(hào)碼再點(diǎn)擊發(fā)送，剩下就都交給了EastFax傳真系統(tǒng)，一個(gè)人替代了以前十幾個(gè)人的工作，工作效率提高了十幾倍。

　　若發(fā)文需要加蓋印章，經(jīng)過審批后，工作人員將已授權(quán)使用的印章加蓋在傳真文件上發(fā)送便可。傳真文件不需要反復(fù)打印耗費(fèi)紙張，同時(shí)省去了員工跑到不同辦公室加蓋印章的時(shí)間，員工工作量也顯著減少。

　　工作人員通過EastFax傳真軟件專用客戶端接收傳真，傳真文件不再暴露在公共場合，傳真內(nèi)容經(jīng)過服務(wù)器端和客戶端雙重加密得到全面保護(hù)。傳真作為政府機(jī)構(gòu)的重要資源得到有效保障。

　　傳真文件以文件的方式存放在服務(wù)器上，查找迅速，只需要幾秒鐘就可以查到想要的傳真。而多條件的檢索也方便了工作人員對日常傳真的監(jiān)控管理。

　　在實(shí)施EastFax傳真系統(tǒng)后，北京市人民政府工作人員也真正感受到了無紙化傳真所帶來的魅力和實(shí)在，EastFax傳真系統(tǒng)在政府行業(yè)的應(yīng)用也得到了最好的驗(yàn)證。

CTI論壇編輯