要。
會議文化不僅僅是氣氛熱烈的每周視頻溝通時間，或是通過消息數(shù)據(jù)流分享動態(tài)圖片。對分散型組織來說，文化其實是一套用來明確成員之間如何互動、協(xié)作并完成任務(wù)的操作系統(tǒng)。要確立適合自己的會議文化，需要資深領(lǐng)導(dǎo)團隊的所有成員共同探討。雖然普適于所有組織的會議文化范本是不存在的，但在這里有幾點還是值得思考的 :
- 會議簽到的正確流程是什么？
- 應(yīng)使用哪些平臺或工具來實現(xiàn)什么目標(biāo)？
- 同步通信（ 適合解決緊急問題 ）和非同步通信（適 合復(fù)雜度較高的分析和反思 ）之間的最佳平衡點是什么？
- 為方便大家尋找所需的資料，您會在哪里記錄并共享決策及數(shù)據(jù)資料？
改進虛擬會議最簡單的方法即確保會議簡短。簡潔的語言能讓人們精力集中，而且那些重要的參會人員也可能更愿意拿出自己的寶貴時間去參會。據(jù)傳在阿爾伯特親王去世后，維多利亞女王希望盡可能減少自己的公共職務(wù)，為此她才強調(diào)開會時必須保持站姿。由于大臣們沒法舒舒服服地坐在椅子上開會，因此每個人都盡可能言簡意賅。直到今天，在英國樞密院召開的每一次會議上，所有與會者仍然必須全程保持站立。
開發(fā)人員為了確保思維活躍也愿意采用面對面站著開會的形式，但是在這個遠(yuǎn)程辦公日益普遍的新環(huán)境下，我們需要對這個概念進行一些調(diào)整。比如在 Trello 平臺上，團隊成員每天的簽到都是非同步的。由于所在的時區(qū)不同，因此他們會在一天工作開始時登錄平臺，分享他們昨天的工作內(nèi)容，今天計劃完成的事項，以及完成當(dāng)天事項可能會遇到的任何障礙。團隊成員們把這種形式稱之為 “ 日常非同步 ” ，原因就在于它為其他團隊成員和領(lǐng)導(dǎo)者提供了一種簡單的進度管理機制，從而無需為一只分散在世界各地的團隊尋求一個能讓大家都滿意的時間。
如果你發(fā)現(xiàn)虛擬會議的進程不夠順利，這可能是會議文化不完善的征兆，而并非原因。至于如何協(xié)作，（ 我認(rèn)為 ）形式要服從功能。如果你采用透明化的會議文化，就需要依靠數(shù)據(jù)和事實來推進決策，憑借算法來協(xié)調(diào)項目，通過小規(guī)模且擁有自主權(quán)的團隊來落實工作，因此，會議的主要作用就變成解決問題和創(chuàng)意開發(fā)，而不再是遵從和控制。也就是說，你的辦公環(huán)境將更加舒服，更加理想。
簡要總結(jié)上文的主要觀點：
- 分散型組織要盡可能提升員工的工作效率和參與程度，會議文化設(shè)計將是一個必不可少的環(huán)節(jié)。
- 在同步通信與非同步通信之間找到完美平衡點。
- 設(shè)計通用的會議模板、會議框架及會議語言，以改善遠(yuǎn)程團隊之間的協(xié)作和溝通。
- 讓數(shù)據(jù)成為最重要的會議決策驅(qū)動力。如果決策很復(fù)雜，那么不妨考慮拋棄傳統(tǒng)的幻燈片演示，而是共享一份長式備忘錄，讓與會者仔細(xì)閱讀并積極探討。
將員工劃分為小規(guī)模、高自主性、且責(zé)任明確的團隊。這樣的團隊只有一個目標(biāo)，那就是把事情做好，而不是讓每個人都說好。
