低效的事情天天遇到，卻又無(wú)可奈何——
七八個(gè)人一起開(kāi)會(huì)，進(jìn)了會(huì)議室就是“一小時(shí)起開(kāi)”，東扯西扯一大堆，好不容易大家都說(shuō)累了，也沒(méi)什么明確的結(jié)論……
跟分公司的同事溝通費(fèi)勁又低效，擔(dān)心事情用說(shuō)的不清楚，每天郵件來(lái)郵件去，起碼要發(fā)五六封“長(zhǎng)篇大論”才放心，寶貴的工作時(shí)間就在收發(fā)郵件中耗去……
組織個(gè)會(huì)真心麻煩，不是這個(gè)領(lǐng)導(dǎo)出差了，就是那個(gè)同事有事無(wú)法到場(chǎng)。結(jié)果事情做到一半還有人不知情，得了，準(zhǔn)備開(kāi)“撕”吧……
現(xiàn)代的公司強(qiáng)調(diào)提升效益、降低成本，信奉效率至上，但日常辦公中低效溝通的情況出現(xiàn)，讓工作進(jìn)程被嚴(yán)重拖緩。
無(wú)效的溝通，不僅不能為企業(yè)創(chuàng)造效益，錯(cuò)誤的結(jié)論還可能導(dǎo)致事倍功半。
那么，問(wèn)題出在哪里呢？
溝通信息不全面。同一件事情反復(fù)溝通往往最受員工詬病，有些結(jié)論可能由于與會(huì)人員不齊、信息收集不全，導(dǎo)致執(zhí)行反復(fù)調(diào)整，甚至推翻重來(lái)。
會(huì)議交流無(wú)重點(diǎn)。低效的會(huì)議往往議題繁多，會(huì)議過(guò)程只議不決，長(zhǎng)篇大論卻沒(méi)有重點(diǎn)，造成工作上拖沓、延遲。
事后執(zhí)行缺指引。會(huì)議總結(jié)和決議沒(méi)有記錄，事后執(zhí)行往往會(huì)缺乏指引，也沒(méi)有清晰的依據(jù)可供執(zhí)行情況復(fù)核。
絕大部分的管理者都曾為內(nèi)部溝通成本過(guò)高而苦惱。開(kāi)會(huì)在管理過(guò)程中承擔(dān)了絕大部分的溝通任務(wù)。
但同時(shí)，調(diào)查統(tǒng)計(jì)顯示，超過(guò)半數(shù)的調(diào)查者認(rèn)為職場(chǎng)當(dāng)中70%的會(huì)議是無(wú)效的！
那么，我們?cè)跁?huì)議溝通流程和決策上還可以作哪些優(yōu)化？
為避免以上常見(jiàn)的低效問(wèn)題，給各位管理者提供幾個(gè)小“妙招”：
一、濃縮會(huì)議到一個(gè)小時(shí)以?xún)?nèi)。事前規(guī)定會(huì)議時(shí)間，一般的會(huì)議不要超過(guò)一小時(shí)，較長(zhǎng)的會(huì)議要分階段進(jìn)行。開(kāi)會(huì)時(shí)間開(kāi)長(zhǎng)了，與會(huì)者注意力也不容易集中。而且，用一個(gè)小時(shí)都得不出結(jié)論，你還將希望寄托在延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間上嗎？
二、人員一定要“全”。參與溝通的人可以“少”，但不能“缺”，對(duì)于項(xiàng)目執(zhí)行相關(guān)的人員要盡可能參與會(huì)議，減少會(huì)議反復(fù)溝通的成本，也便于第一時(shí)間達(dá)成共識(shí)。必要時(shí)，遠(yuǎn)程入會(huì)手段是提升效率的法寶。
三、會(huì)議主題要集中。一次會(huì)議，最好只有一個(gè)主題，只有這樣才能更好地集中相關(guān)人員，高效解決問(wèn)題。即使是綜合性會(huì)議，主題最好也不要超過(guò)三個(gè)。議題越多，參加人員越多，效率越低下。
四、運(yùn)用智能會(huì)議工具。遠(yuǎn)程視頻會(huì)議、異地協(xié)作等智能會(huì)議方案，能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)溝通、互動(dòng)、協(xié)同的會(huì)議需求。億聯(lián)視頻會(huì)議系統(tǒng)，搭配智能協(xié)作方案，是用戶(hù)提升會(huì)議效率，降低會(huì)議成本的不二選擇。
隨著越來(lái)越多的公司認(rèn)識(shí)到，通過(guò)有效的協(xié)作，能夠獲得更高價(jià)值和競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，釋放團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)造力。
他們正致力于讓員工與組織內(nèi)外的團(tuán)隊(duì)成員建立聯(lián)系，以開(kāi)展核心項(xiàng)目的工作，讓員工輕松地專(zhuān)注于重要、高價(jià)值的任務(wù)。
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