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Equiinet 徐廳庭:如何為公司創(chuàng)建一套好的系統(tǒng)?

2018-03-16 15:40:29   作者:   來(lái)源:CTI論壇   評(píng)論:0  點(diǎn)擊:


  如果說(shuō)一日之計(jì)在于晨,那么一年之計(jì)就在于春。天氣開始回暖,萬(wàn)物開始復(fù)蘇,藏在你心中的那顆種子,是不是也到時(shí)節(jié)該發(fā)芽了呢?
  我心中也有顆愿望的種子,它的名字是 -- 如何為公司創(chuàng)建一套好的系統(tǒng)?
  我是女生,天生偏感性,知道理性、邏輯是自己的弱點(diǎn)。但我同時(shí)又是名創(chuàng)業(yè)者,是團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)頭人,必須理性,擁有戰(zhàn)略思維,并成為系統(tǒng)的建設(shè)者。
  我期許創(chuàng)建一套好的系統(tǒng),讓系統(tǒng)來(lái)助推公司發(fā)展。因?yàn)轭I(lǐng)頭人也是人,也會(huì)疲憊、會(huì)倦怠、會(huì)心情不佳,若沒(méi)有系統(tǒng)的助力,這些都會(huì)影響公司的整體效率。
  但公司更像是一臺(tái)永不停歇的機(jī)器,一旦開機(jī),有了客戶,就有了使命,需要不停地轉(zhuǎn)下去;公司又像是一個(gè)不斷分裂的細(xì)胞,需要你給足它養(yǎng)分與保護(hù),它才能不斷的裂變下去。
  因此,好的系統(tǒng),就如同這臺(tái)機(jī)器的內(nèi)核,是核心驅(qū)動(dòng)力;又如同細(xì)胞分裂所必須的養(yǎng)料與保護(hù),是裂變的核心。而我,想創(chuàng)建一套好的系統(tǒng),來(lái)助力公司發(fā)展。
  從年前這個(gè)問(wèn)題就一直纏繞著我,但礙于年前的忙碌,我可以給自己找忙的理由,不去解決這個(gè)問(wèn)題。但時(shí)間很快稍縱即逝,不因我的懶而停息半秒。我開始重視,并嘗試去解決這個(gè)問(wèn)題。
  好在這世間,很多問(wèn)題已被解答,我們只需去尋找答案。我通過(guò)零星的閱讀,找到了些線索,并融入了自己的思考,獲得了些淺薄的見解,今天想與你分享:
  最基礎(chǔ)的系統(tǒng),能買則買
  • 新建一家公司,產(chǎn)品還沒(méi)怎么賣出去,你當(dāng)然可以用一張Excel 表格來(lái)搞定所有記錄,但每一個(gè)客戶來(lái)之不易,記得有套CRM系統(tǒng)來(lái)很好的管理你的客戶,這套系統(tǒng)隨著客戶的累計(jì),公司會(huì)開始受益;
  • 團(tuán)隊(duì)的基因,從你創(chuàng)建公司的那一天就正式開啟。因此,別等到公司發(fā)展壯大后才去搞什么企業(yè)文化,人的觀點(diǎn)很難被快速改變。因此,如果有條件,有一套簡(jiǎn)單的系統(tǒng),讓團(tuán)隊(duì)成員可以記錄自己每天的時(shí)間去向,是個(gè)不錯(cuò)的選擇。這非常有助于他們了解時(shí)間都去了哪兒,也可以幫助他們更好的規(guī)劃工作。設(shè)定什么時(shí)間為深度工作時(shí)段,必須拒絕他人的打擾;什么時(shí)間為膚淺工作時(shí)段,將雜事集中起來(lái)處理。管理者也可以根據(jù)記錄來(lái)查看組員分配時(shí)間的能力,以及時(shí)間的花費(fèi)是否高效。
  • 隨著客戶的增多,出貨量的增大,再用Excel表格記錄的模式,就很容易出錯(cuò)了,這時(shí)進(jìn)銷存系統(tǒng)是必須,配套財(cái)務(wù)模塊,讓公司的購(gòu)、銷、存、賬做到一目了然,隨手點(diǎn)擊,生成報(bào)表,查看歷史數(shù)據(jù),并根據(jù)數(shù)據(jù)調(diào)整行銷策略、庫(kù)存比、提前配備資金。
  總之,此時(shí)的核心是:系統(tǒng)雖然需要花錢,但只要系統(tǒng)選對(duì)了,花的絕對(duì)值得。而現(xiàn)在很多系統(tǒng)都上了云,假如你不介意數(shù)據(jù)的安全性,其實(shí)非常便宜。人工會(huì)越來(lái)越貴,所以,能花錢買的基礎(chǔ)系統(tǒng)就買吧,別心疼那點(diǎn)銀子,要看長(zhǎng)遠(yuǎn)點(diǎn),你不用投資的心態(tài)去看待自己經(jīng)營(yíng)的公司,公司又怎么會(huì)回報(bào)你?
  將各個(gè)子系統(tǒng)模塊化
  一家好的公司,必定擁有一套好的系統(tǒng)。大系統(tǒng)下嵌套數(shù)個(gè)子系統(tǒng),而子系統(tǒng)自成一派,自行運(yùn)轉(zhuǎn)良好,所有子系統(tǒng)間相互配合,以此來(lái)達(dá)到大系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)良好。
  如同人體是一個(gè)有機(jī)的大系統(tǒng),而我們擁有心、肝、脾、肺、腎這些子系統(tǒng),它們自成一派,各司其職,獨(dú)立運(yùn)轉(zhuǎn),又彼此配合,讓整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)順暢。一旦那個(gè)系統(tǒng)出了毛病,都是一損俱損。
  什么樣的系統(tǒng)是好系統(tǒng)?
  好的系統(tǒng)是能創(chuàng)新的系統(tǒng),適應(yīng)變化,擁有抗打擊能力,能自我修復(fù),能動(dòng)態(tài)的變化,擁有活力。
  能創(chuàng)新的系統(tǒng),首先必須是系統(tǒng)得能學(xué)習(xí),通過(guò)學(xué)習(xí)、反思、總結(jié)、小步迭代,快速進(jìn)化。因?yàn)榇蟮膭?chuàng)新非常難達(dá)到,而小的創(chuàng)新卻可以通過(guò)笨辦法不斷優(yōu)化而達(dá)到。比如:做出的產(chǎn)品必須丟出去,接受市場(chǎng)的檢驗(yàn),再收集用戶反饋,不斷改進(jìn)優(yōu)化。用戶或許可以發(fā)現(xiàn)你沒(méi)發(fā)現(xiàn)的優(yōu)點(diǎn),那你就將優(yōu)點(diǎn)再次優(yōu)化,發(fā)揚(yáng)光大;用戶也可能會(huì)發(fā)現(xiàn)一些缺點(diǎn),記錄下來(lái),慢慢優(yōu)化。
  抗打擊能力,也是一個(gè)很重要評(píng)估點(diǎn)。從一個(gè)不是很忙的階段,一下子過(guò)渡到超級(jí)忙的狀態(tài),是需要組織擁有抗打擊能力的,不論是從生理還是心理。一個(gè)具備抗打擊能力的系統(tǒng)能經(jīng)得起擾動(dòng),取得一個(gè)動(dòng)態(tài)的平衡。而不是一到忙的時(shí)候,系統(tǒng)就崩盤,員工紛紛辭職,打的你措手不及。系統(tǒng)要具備一定的冗余度,追求極端效率,會(huì)讓系統(tǒng)失衡。這里的要點(diǎn)應(yīng)當(dāng)是:給與團(tuán)隊(duì)一定的自由度,賦予他們權(quán)力,并在系統(tǒng)易崩盤處及時(shí)設(shè)立獎(jiǎng)勵(lì),人會(huì)對(duì)激勵(lì)做出積極反應(yīng),把壓力變?yōu)閯?dòng)力。
  同樣,各個(gè)子系統(tǒng)在相當(dāng)程度上是自治的,形成自有的模塊化,方便對(duì)接其它模塊,同時(shí)避免信息過(guò)載、提升效率。比如:一個(gè)營(yíng)銷方案會(huì),就完全沒(méi)必要讓技術(shù)部門的人也參加進(jìn)來(lái)。
  當(dāng)然,很多大公司各部門的設(shè)計(jì),其實(shí)早已完成了系統(tǒng)的設(shè)立。但對(duì)于一個(gè)創(chuàng)業(yè)公司來(lái)說(shuō),一切的系統(tǒng)都需要我們自己去建立。在我走訪伙伴時(shí),我發(fā)現(xiàn)一個(gè)非常明顯的特征:那就是老板個(gè)人能力都很強(qiáng),是公司最大銷售,堪稱全能,但他的技能不能被分享,只能是下屬一點(diǎn)點(diǎn)學(xué)。因此,公司規(guī)模會(huì)因人才的局限,而遭遇瓶頸。那么我們一定要找到靠譜的人,去培養(yǎng),去放權(quán),給他鍛煉的機(jī)會(huì),讓他成長(zhǎng),不能事無(wú)巨細(xì),全靠自己,要善于跟別人模塊化地對(duì)接合作。這里我做個(gè)自我檢討,我之前就屬于事必親躬的人,把自己搞得很忙,隊(duì)員還得不到應(yīng)有的成長(zhǎng)。而現(xiàn)在,我要求自己做到戰(zhàn)略上的勤奮,克制自己對(duì)組員戰(zhàn)術(shù)的過(guò)度干涉,給予絕對(duì)的自由空間。
  建立負(fù)反饋回路
  負(fù)反饋回路的目的是為了盡力保持系統(tǒng)的平衡,抓住了反饋回路,就抓住了解決系統(tǒng)問(wèn)題的本質(zhì)。一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,要認(rèn)真解決,并總結(jié)成方法論,分享給團(tuán)隊(duì),讓彼此的大腦同步升級(jí),這樣整體的戰(zhàn)斗力才能不斷小步迭代升級(jí)。
  系統(tǒng)一旦建立,組員各司其職,創(chuàng)新會(huì)自然而然、自下而上的涌現(xiàn),并不斷優(yōu)化系統(tǒng)。
  當(dāng)然,創(chuàng)建系統(tǒng)是個(gè)非常復(fù)雜的過(guò)程,還需要配套有效的激勵(lì)政策、明確的規(guī)章制度、簡(jiǎn)潔明了的運(yùn)營(yíng)流程等模塊,才能一步步完善。但這些都不能妨礙我們將系統(tǒng)的框架先搭建起來(lái),再慢慢完善。創(chuàng)業(yè)者的精神正在于此,管你三七二十一,只要方向沒(méi)錯(cuò),先動(dòng)起來(lái)再說(shuō)。
  一旦系統(tǒng)建立并完善,你想瀟灑的離開半個(gè)月去爬個(gè)雪山,相信你也有這樣的勇氣。
  愿我的分享,每一次都能帶給你收獲。也愿我們能早日成為那個(gè)有勇氣離開公司,去爬雪山的老板。

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