我們公司也不例外，從今年1月開始，我們對辦公室會議室進行了重新設(shè)計和標(biāo)準(zhǔn)化--在六個不同的位置大約有25個空間。最初是內(nèi)部項目的更新和改型，后來演變?yōu)楦鶕?jù)我們的大流行經(jīng)驗對我們設(shè)計未來會議室的方法進行徹底改革。
初始方法
在2019年底，我們看到有必要使用一致的A / V，網(wǎng)絡(luò)和網(wǎng)絡(luò)會議設(shè)備來量身定制所有會議室空間，這些設(shè)備被高度利用且易于操作。我們組織中的會議室是各種技術(shù)的大雜燴，包括從運行Skype和Teams的永久硬連線微型計算機到基于云的高端Tandberg / Cisco解決方案的接口。這些系統(tǒng)還具有不同程度的A / V質(zhì)量。我們希望為所有新會議室設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)，并將所有現(xiàn)有會議室更新為該新標(biāo)準(zhǔn)。我們擔(dān)心這些新空間會導(dǎo)致該技術(shù)的實時使用，因此制定了計劃推出幾個房間并通過AV控制系統(tǒng)對其進行監(jiān)視的計劃。
內(nèi)部人才
我們的核心業(yè)務(wù)是技術(shù)設(shè)計，因此我們想在會議室中強調(diào)和推廣這種知識。我們擁有該項目的內(nèi)部專業(yè)知識，因為最近兩年來，我們的視音頻，統(tǒng)一通信（UC）和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)設(shè)計團隊被三家技術(shù)設(shè)計公司的收購所支持。當(dāng)我們開始設(shè)計過程時，受到了COVID打擊，我們的注意力和精力轉(zhuǎn)向了維持和支持整個遠(yuǎn)程員工的狀態(tài)。在過去的兩個月中，我們能夠重新審視此設(shè)計問題。
易于使用的設(shè)計
據(jù)我們了解，任何技術(shù)系統(tǒng)的利用率都與用戶配置和操作該系統(tǒng)的舒適度成正比。這包括在筆記本電腦上啟動一個基于Web的簡單會議，以配置和運行一個復(fù)雜的多區(qū)域，可分割的培訓(xùn)中心。我們的同事和許多專業(yè)朋友被迫通過Skype，Teams，Webex，Zoom等建立家庭辦公室并每周主持多次網(wǎng)絡(luò)會議。借助這種新的學(xué)習(xí)經(jīng)驗，我們在進行這些網(wǎng)絡(luò)會議的舒適度上得到了提高，不僅為組織也為我們的客戶。我們必須修改我們未來的設(shè)計方法，以包括這種明顯的技術(shù)范式轉(zhuǎn)變以及任何會議和演示系統(tǒng)的設(shè)計。
動態(tài)設(shè)計
翻新和更新這些會議室的方法還導(dǎo)致了對A / V和網(wǎng)絡(luò)會議系統(tǒng)的審查。隨著我們的業(yè)務(wù)不斷增長，所有500多名員工都在遠(yuǎn)程工作，領(lǐng)導(dǎo)層目前正在做出艱難的決定，涉及大型開放空間辦公室的續(xù)租和遠(yuǎn)程員工的續(xù)約。從最近發(fā)生的事件中我們了解到，會議室設(shè)計總體上將發(fā)生重大變化。我們未來的辦公空間，就像客戶的辦公空間，看起來可能會大不相同。一些最初的集思廣益的想法反映了我們現(xiàn)在為許多客戶和企業(yè)提出的建議，這些建議可以從以下方面受益：
- 為每個會議空間提供網(wǎng)絡(luò)會議功能
- 用幾個可移動的四人桌子代替寬闊的空地（以前是辦公桌），這些桌子可以分組以組成更大的協(xié)作桌子。這樣做可以容納2至24人的會議。
- 合并滾動式5英尺高分隔板，以在視覺和聽覺上將這些辦公組分開。
- 將移動網(wǎng)絡(luò)會議推車與大型LCD顯示器以及集成的條形音箱/網(wǎng)絡(luò)攝像頭/系留的麥克風(fēng)表陣列結(jié)合在一起，這些人可以將其用于網(wǎng)絡(luò)會議。
- 增加網(wǎng)絡(luò)會議期間要使用的封閉的中小型擁擠空間的數(shù)量。對于較小的房間，您可以使用套件（如下所述）。對于較大的房間，可以為這些房間配備滲透系統(tǒng)，也可以使用上述的移動推車。
- 為員工提供包括最低1080P / 30fps網(wǎng)絡(luò)攝像頭和USB麥克風(fēng)的工具包，以便在任何地方都可以通過筆記本電腦進行更高質(zhì)量的網(wǎng)絡(luò)會議，因為我們發(fā)現(xiàn)我們的筆記本電腦網(wǎng)絡(luò)攝像頭和麥克風(fēng)適合辦公室間會議使用，不適用于網(wǎng)絡(luò)會議與客戶。
- 盡量減少接觸的公共表面--諸如Crestron和AMX的A / V控制系統(tǒng)制造商最近開始吹捧“非接觸”控制功能。此功能（已經(jīng)可以使用幾年了，它可以作為外接程序使用）允許您通過設(shè)備而不是公用按鈕或觸摸面板來控制會議室系統(tǒng)。
會議室的設(shè)計必須適應(yīng)當(dāng)前的需求，并利用改善用戶體驗的新技術(shù)。
Ross＆Baruzzini的一個部門COMgroup的首席顧問J.R. Simmons對本文做出了貢獻。
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作者：理查德·布林克（Richard Brink）
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