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呼叫中心內(nèi)訓(xùn)師管理規(guī)范

2019-01-02 09:52:50   作者:王丹丹   來源:CTI論壇   評論:0  點(diǎn)擊:


  “內(nèi)訓(xùn)師”是指能夠結(jié)合企業(yè)/項(xiàng)目當(dāng)前的實(shí)際運(yùn)營狀況及未來的發(fā)展規(guī)劃,研究開發(fā)出針對于實(shí)際需求的培訓(xùn)項(xiàng)目/課程,并能夠根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求,掌握和運(yùn)用規(guī)范化的培訓(xùn)理念、培訓(xùn)工具,策劃開發(fā)培訓(xùn)項(xiàng)目/課程、制定培訓(xùn)計(jì)劃、并完成培訓(xùn)項(xiàng)目/課程的實(shí)際授課及課后效果確認(rèn)和跟進(jìn)的人員。
  “內(nèi)訓(xùn)師”是企業(yè)打造學(xué)習(xí)型組織不可或缺的核心資源,是傳承企業(yè)文化、實(shí)現(xiàn)知識共享、建設(shè)人才梯隊(duì)、持續(xù)提升企業(yè)人力資源素質(zhì)和能力的重要驅(qū)動力。
  要保證呼叫中心培訓(xùn)體系各子模塊的順利實(shí)施,除制定并貫徹實(shí)施清晰有效的呼叫中心培訓(xùn)管理流程規(guī)范外,還需要搭建起內(nèi)部師資團(tuán)隊(duì),并對師資團(tuán)隊(duì)實(shí)施有效管理。
  以下,將對呼叫中心內(nèi)訓(xùn)師管理規(guī)范進(jìn)行詳細(xì)說明。
  制定目的
  為建立呼叫中心專業(yè)的內(nèi)訓(xùn)師隊(duì)伍,實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)工作的有效開展,真正把培訓(xùn)作為公司管理進(jìn)步的驅(qū)動工具,持續(xù)打造學(xué)習(xí)型組織,最終形成規(guī)范化的內(nèi)訓(xùn)師管理機(jī)制,特制定并貫徹實(shí)施本管理規(guī)范。
  適用范圍
  適用于XXX公司/XXX呼叫中心全體人員。
  管理流程及規(guī)范
 、 選拔及任命
  A. 由培訓(xùn)部門提出需求,HR部門或項(xiàng)目人事行政管理主管/專員負(fù)責(zé),依據(jù)呼叫中心內(nèi)部競聘管理流程規(guī)范的規(guī)定(詳見拙作《呼叫中心內(nèi)部競聘管理規(guī)范詳解》http://www.yh9t5.com/news/guandian/544451.html),完成:內(nèi)訓(xùn)師崗位競聘通知的擬定、競聘通知的正式發(fā)布、組織人員報(bào)名、及報(bào)名人員信息整理等具體工作。
  B. 由培訓(xùn)部門和HR部門或項(xiàng)目人事行政管理主管/專員負(fù)責(zé),依據(jù)內(nèi)訓(xùn)師崗位競聘通知中的條件和要求,共同對報(bào)名人員進(jìn)行第一輪的資格篩選,確定符合進(jìn)入下一環(huán)節(jié)的人選。
  C. 由培訓(xùn)部門負(fù)責(zé),對通過第一輪資格篩選的人選進(jìn)行包括:內(nèi)訓(xùn)師崗位職責(zé)、工作要求,以及課程開發(fā)、課件制作、授課規(guī)范及技巧等內(nèi)容在內(nèi)的統(tǒng)一培訓(xùn),并明確下一環(huán)節(jié)--“內(nèi)部競聘”的所有具體要求。
  D. 參加競聘的人員應(yīng)根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容和競聘要求,自行完成課程開發(fā)、課件制作及試講等所有準(zhǔn)備工作。
  E. 由培訓(xùn)部門和HR部門或項(xiàng)目人事行政管理主管/專員負(fù)責(zé),依據(jù)呼叫中心內(nèi)部競聘管理流程規(guī)范的規(guī)定,組織完成內(nèi)部競聘環(huán)節(jié),并使用統(tǒng)一的內(nèi)部競聘評估標(biāo)準(zhǔn)(即內(nèi)部競聘評審表,詳見“呼叫中心內(nèi)部競聘管理流程規(guī)范-配套文檔二《XXX公司/呼叫中心內(nèi)部競聘評審表》”),完成對每一位競聘人選的綜合評估。
  F. 由培訓(xùn)部門和HR部門或項(xiàng)目人事行政管理主管/專員負(fù)責(zé),匯總整理內(nèi)部競聘結(jié)果信息、確定最終通過人選、組織完成受聘儀式并發(fā)布正式任命通知,任命通知參考文檔請見“呼叫中心內(nèi)部競聘管理流程規(guī)范-配套文檔四《關(guān)于XXX員工內(nèi)部競聘成功的通知》”。
  G. 由培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)搜集內(nèi)訓(xùn)師所有相關(guān)信息,匯總整理師資團(tuán)隊(duì)表格,并以自然月為時(shí)間單位進(jìn)行刷新和補(bǔ)充,參考文檔詳見配套文檔一《XXX公司/呼叫中心師資團(tuán)隊(duì)表》。
  附注:
  呼叫中心運(yùn)營團(tuán)隊(duì)的TL(班組長)、SV(運(yùn)營主管)、OM(運(yùn)營經(jīng)理)等運(yùn)營管理人員,以及職能管理團(tuán)隊(duì)除培訓(xùn)管理崗位之外的其他所有職能管理崗位人員:報(bào)表管理專員、人事行政管理專員、績效管理專員、流程管理專員、職能管理團(tuán)隊(duì)經(jīng)理等必須參加內(nèi)訓(xùn)師競聘、并成為內(nèi)訓(xùn)師。依據(jù)培訓(xùn)部門制定的培訓(xùn)計(jì)劃完成日常授課,將自己的心得和經(jīng)驗(yàn)傳授給其他員工,也即呼叫中心的運(yùn)營管理人員和職能管理人員必須具備實(shí)際授課綜合能力。
 、 培養(yǎng)及晉級
  A. 由培訓(xùn)部門負(fù)責(zé),結(jié)合《XXX呼叫中心培訓(xùn)評估表》參訓(xùn)學(xué)員的評估內(nèi)容,以及培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)相關(guān)負(fù)責(zé)人現(xiàn)場聽課后的評估結(jié)果,定期對內(nèi)訓(xùn)師團(tuán)隊(duì)的每一位內(nèi)訓(xùn)師進(jìn)行能力盤點(diǎn),繼而制定有針對性的培養(yǎng)提升措施,并填制完成內(nèi)訓(xùn)師團(tuán)隊(duì)能力沙盤表格,參考文檔詳見配套文檔二《XXX公司/呼叫中心內(nèi)訓(xùn)師能力沙盤》。
  B. 由培訓(xùn)部門負(fù)責(zé),根據(jù)《XXX公司/呼叫中心內(nèi)訓(xùn)師能力沙盤》中的培養(yǎng)計(jì)劃,協(xié)調(diào)相關(guān)資源完成針對于不同內(nèi)訓(xùn)師“能力短板”的專項(xiàng)培訓(xùn)。如需借助外部資源、則須執(zhí)行“外部培訓(xùn)流程規(guī)范”中的相關(guān)規(guī)定,具體詳見“培訓(xùn)管理流程規(guī)范-外部培訓(xùn)”部分。
  C. 由培訓(xùn)部門負(fù)責(zé),定期(每半年或每季度)組織包括:培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)、運(yùn)營團(tuán)隊(duì)、人事行政團(tuán)隊(duì)相關(guān)負(fù)責(zé)人員共同參加的內(nèi)訓(xùn)師晉級評定,所有內(nèi)訓(xùn)師均須參加。評定人員依據(jù)晉級評定表格中的項(xiàng)目,對每一位參加評審的內(nèi)訓(xùn)師進(jìn)行綜合評估,參考文檔請見配套文檔三《XXX公司/呼叫中心內(nèi)訓(xùn)師晉級評定表》。
  D. 由培訓(xùn)部門負(fù)責(zé),匯總所有內(nèi)訓(xùn)師的晉級評定得分、并計(jì)算出平均得分。
  E. 由培訓(xùn)部門負(fù)責(zé),按照下述標(biāo)準(zhǔn)(須同時(shí)滿足)篩選出符合晉級條件的人員:
  • 本次內(nèi)訓(xùn)師晉級評定平均得分不低于85分(示例)。
  • 本周期內(nèi),授課課時(shí)不得低于標(biāo)準(zhǔn)課時(shí)XX小時(shí)。
  • 本周期內(nèi),學(xué)員評定平均得分不低于85分(示例),且評定人次不少于30人次(示例),如評定人次不達(dá)標(biāo)、則此項(xiàng)得分等同于不達(dá)標(biāo)。其中:學(xué)員評分來自于《XXX呼叫中心培訓(xùn)評估表》中的第一部分得分+第二部分得分(詳見:“內(nèi)部培訓(xùn)-在崗員工培訓(xùn)-業(yè)務(wù)類培訓(xùn)-常規(guī)業(yè)務(wù)培訓(xùn)-配套文檔”),如培訓(xùn)對象為新員工也即所負(fù)責(zé)的課程為新員工崗前培訓(xùn)課程,學(xué)員亦可使用此表格來進(jìn)行評定。
  F.由培訓(xùn)部門負(fù)責(zé),按照下述標(biāo)準(zhǔn)(須同時(shí)滿足)篩選出不符合當(dāng)前級別要求、需要降級的人員:
  • 本次內(nèi)訓(xùn)師晉級評定平均得分低于70分(示例)。
  • 本周期內(nèi),授課課時(shí)低于標(biāo)準(zhǔn)課時(shí)XX小時(shí)的70%。
  • 本周期內(nèi),學(xué)員評定平均得分低于70分(示例),評定人次不得少于20人次(示例),如評定人次不達(dá)標(biāo)、即使學(xué)員評定平均得分不低于70分,此項(xiàng)仍視為不達(dá)標(biāo)。其中:學(xué)員評分來自于《XXX呼叫中心培訓(xùn)評估表》中的第一部分得分+第二部分得分(詳見:“內(nèi)部培訓(xùn)-在崗員工培訓(xùn)-業(yè)務(wù)類培訓(xùn)-常規(guī)業(yè)務(wù)培訓(xùn)-配套文檔”),如培訓(xùn)對象為新員工也即所負(fù)責(zé)的課程為新員工崗前培訓(xùn)課程,學(xué)員亦可使用此表格來進(jìn)行評定。
  G. 由培訓(xùn)部門負(fù)責(zé),按照下述標(biāo)準(zhǔn)(須同時(shí)滿足)篩選出不符合內(nèi)訓(xùn)師崗位要求、需要淘汰的人員:
  • 本次內(nèi)訓(xùn)師晉級評定平均得分低于60分(示例)。
  • 本周期內(nèi),授課課時(shí)低于標(biāo)準(zhǔn)課時(shí)XX小時(shí)的50%。
  • 本周期內(nèi),學(xué)員評定平均得分低于60分(示例),評定人次不得少于20人次(示例),如評定人次不達(dá)標(biāo)、即使學(xué)員評定平均得分不低于60分,此項(xiàng)仍視為不達(dá)標(biāo)。其中:學(xué)員評分來自于《XXX呼叫中心培訓(xùn)評估表》中的第一部分得分+第二部分得分(詳見:“內(nèi)部培訓(xùn)-在崗員工培訓(xùn)-業(yè)務(wù)類培訓(xùn)-常規(guī)業(yè)務(wù)培訓(xùn)-配套文檔”),如培訓(xùn)對象為新員工也即所負(fù)責(zé)的課程為新員工崗前培訓(xùn)課程,學(xué)員亦可使用此表格來進(jìn)行評定。
  H 對于同時(shí)不符合晉級、降級和淘汰條件的人員,則維持現(xiàn)有級別不變。
  I 由培訓(xùn)部門負(fù)責(zé),根據(jù)上述規(guī)則、匯總制作內(nèi)訓(xùn)師晉級評定結(jié)果匯總表,參考文檔請見配套文檔四《XXX公司/呼叫中心內(nèi)訓(xùn)師晉級評定結(jié)果匯總表》,并報(bào)送HR部門或項(xiàng)目人事行政管理主管/專員,發(fā)布正式通知。
 、 激勵及管理
  A. 所有內(nèi)訓(xùn)師在通過首輪內(nèi)部競聘后的級別均為初級,三個月后由培訓(xùn)部門負(fù)責(zé),組織包括:培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)、運(yùn)營團(tuán)隊(duì)、人事行政團(tuán)隊(duì)相關(guān)負(fù)責(zé)人員,以及部分一線客服人員共同參加的內(nèi)訓(xùn)師星級評定,評定表格同《XXX公司/呼叫中心內(nèi)訓(xùn)師晉級評定表》。
  B. 由培訓(xùn)部門負(fù)責(zé),匯總所有內(nèi)訓(xùn)師的評定得分、并計(jì)算出平均得分,最終根據(jù)下述標(biāo)準(zhǔn)劃分內(nèi)訓(xùn)師的首次星級標(biāo)準(zhǔn),之后將根據(jù)“晉級管理規(guī)范”中的規(guī)則定期組織晉級評定。
評定得分 星級
60分≤評定得分<70分 初級內(nèi)訓(xùn)師
70分≤評定得分<80分 一星內(nèi)訓(xùn)師
評定得分≥80分 二星內(nèi)訓(xùn)師
由二星級內(nèi)訓(xùn)師晉級產(chǎn)生 三星內(nèi)訓(xùn)師
由三星級內(nèi)訓(xùn)師晉級產(chǎn)生 特級內(nèi)訓(xùn)師
  附注:
  • 首次劃分星級標(biāo)準(zhǔn),最高星級為二級,之后將根據(jù)“晉級管理規(guī)范”中的規(guī)則定期組織晉級評定。
  • 對于評定得分低于60分的內(nèi)訓(xùn)師,可以考慮淘汰。
  C.對于內(nèi)訓(xùn)師的激勵要形成“物質(zhì)”和“精神”雙重激勵機(jī)制,具體包括:
  授課補(bǔ)助
星級 課時(shí)費(fèi)(元/小時(shí))
初級內(nèi)訓(xùn)師 XX
一星內(nèi)訓(xùn)師 XX
二星內(nèi)訓(xùn)師 XX
三星內(nèi)訓(xùn)師 XX
特級內(nèi)訓(xùn)師 XX
  • 經(jīng)理級以上管理人員授課無課時(shí)費(fèi),培訓(xùn)部門工作人員授課無課時(shí)費(fèi)。
  • 具體課時(shí)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)可根據(jù)不同企業(yè)/項(xiàng)目的實(shí)際情況設(shè)定。
  • 由培訓(xùn)部門根據(jù)日常培訓(xùn)記錄,按月匯總計(jì)算內(nèi)訓(xùn)師“本月授課時(shí)長”,根據(jù)上述標(biāo)準(zhǔn)核算本月課時(shí)費(fèi),并填制進(jìn)《XXX公司/呼叫中心師資團(tuán)隊(duì)表》中。
  • 授課補(bǔ)助為專項(xiàng)獎勵,由培訓(xùn)部門核算后上報(bào)公司審批發(fā)放。
  課程開發(fā)獎勵
  • 鼓勵內(nèi)訓(xùn)師及所有管理崗位人員積極開發(fā)新的、針對于實(shí)際業(yè)務(wù)/運(yùn)營需求、且具備實(shí)用性的課程。
  • 由培訓(xùn)部門負(fù)責(zé),組織包括:培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)、運(yùn)營團(tuán)隊(duì)管理人員,以及部分一線客服人員共同對所開發(fā)的課程進(jìn)行評定。評定人員依據(jù)課程評定表格中的評價(jià)項(xiàng)目,對內(nèi)訓(xùn)師/管理崗位人員新開發(fā)的課程進(jìn)行綜合評估,參考文檔請見配套文檔四《XXX公司/呼叫中心課程評定表》。
  • 由培訓(xùn)部門負(fù)責(zé),匯總所有評審人員的評定得分、并計(jì)算出平均得分,最終根據(jù)下述標(biāo)準(zhǔn)核算出課程開發(fā)獎勵。
評定得分 獎勵標(biāo)準(zhǔn)(元)
評定得分<60分
60分≤評定得分<70分 XXX
70分≤評定得分<80分 XXX
80分≤評定得分<90分 XXX
評定得分≥90分 XXX
  • 具體課程開發(fā)獎勵標(biāo)準(zhǔn)可根據(jù)不同企業(yè)/項(xiàng)目的實(shí)際情況設(shè)定。
  • 課程開發(fā)獎勵為專項(xiàng)獎勵,由培訓(xùn)部門核算后上報(bào)公司審批發(fā)放。
  其它激勵政策
  • 為宣傳公司品牌、維護(hù)客戶關(guān)系,需要內(nèi)訓(xùn)師外出授課的,將對內(nèi)訓(xùn)師發(fā)放特殊獎勵。
  • 對項(xiàng)目運(yùn)營團(tuán)隊(duì)、或公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)能力、技能水平、專業(yè)能力有特殊貢獻(xiàn)的,將對內(nèi)訓(xùn)師發(fā)放特殊獎勵。
  • 內(nèi)訓(xùn)師參加崗位晉升或內(nèi)部競聘時(shí),將給予適當(dāng)?shù)募臃知剟睢?/li>
  • 對優(yōu)秀內(nèi)訓(xùn)師將頒發(fā)優(yōu)秀講師榮譽(yù)證書,并進(jìn)行個人品牌包裝和宣傳。
  配套文檔
 、 《XXX公司/呼叫中心師資團(tuán)隊(duì)表》
  附注:
  • 課程類型:包括:業(yè)務(wù)類、技能類、管理類等。
  • 表格周期:自然月,每月月初2號之前發(fā)出上一月的報(bào)表。
 、 《XXX公司/呼叫中心內(nèi)訓(xùn)師能力沙盤》
 、 《XXX公司/呼叫中心內(nèi)訓(xùn)師晉級評定表》
 、 《XXX公司/呼叫中心內(nèi)訓(xùn)師晉級評定結(jié)果匯總表》
  附注:最終結(jié)果包括:晉級、降級、淘汰、維持現(xiàn)有級別。
 、 《XXX公司/呼叫中心課程評定表》
  以上觀點(diǎn)僅為個人淺見,愿與行業(yè)同仁共勉!
  王丹丹
  2019年1月
  Dece1118@126.com
  13910330350
 
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