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建立一個(gè)有凝聚力的協(xié)作生態(tài)系統(tǒng)的4個(gè)技巧

--協(xié)作技術(shù)的普及足以使IT專業(yè)人士的頭腦旋轉(zhuǎn)

2017-11-22 10:25:59   作者:   來(lái)源:CTI論壇   評(píng)論:0  點(diǎn)擊:


  CTI論壇(ctiforum.com)(編譯/老秦): IT專業(yè)人士都知道協(xié)作技術(shù)對(duì)于企業(yè)內(nèi)部的溝通是至關(guān)重要的,但是他們知道在功能工具和成本上的重疊嗎?答案顯然是否定的。最近一項(xiàng)由Spiceworks委托開(kāi)展的研究顯示,56%的IT專業(yè)人士不知道他們的企業(yè)在協(xié)作即付即用或許可方面的花費(fèi)有多大。
  協(xié)作技術(shù)正引領(lǐng)著一個(gè)即時(shí)溝通和提高生產(chǎn)力的時(shí)代。隨著遠(yuǎn)程勞動(dòng)力的增加,對(duì)協(xié)作的需求將會(huì)更大,團(tuán)隊(duì)正在尋找能夠完成工作的工具。隨著新視頻、語(yǔ)音和聊天技術(shù)的不斷涌現(xiàn),這些技術(shù)聲稱可以解決一個(gè)或另一個(gè)問(wèn)題,但必須要弄明白一家企業(yè)用來(lái)留住員工的所有工具都是很有挑戰(zhàn)性的。
  它應(yīng)該尋求創(chuàng)建一個(gè)有凝聚力的協(xié)作生態(tài)系統(tǒng)--一個(gè)集成的、可互操作的工具集,讓每個(gè)員工可以實(shí)現(xiàn)更有效地溝通。
  這個(gè)生態(tài)系統(tǒng)應(yīng)該是相互關(guān)聯(lián)的,沒(méi)有重疊的技術(shù),可靠的,安全的,可擴(kuò)展的。只有這樣,一個(gè)企業(yè)才能建立一個(gè)真正連接的工作場(chǎng)所,支持無(wú)縫的、普遍采用的通信。
  以下是IT專業(yè)人士可以采取的一些步驟,將他們混亂的會(huì)議協(xié)作工具轉(zhuǎn)換成一個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)良好的機(jī)器:
  1、對(duì)協(xié)作技術(shù)進(jìn)行審核。在弄清楚你真正需要什么工具之前,最關(guān)鍵的一步是盤(pán)點(diǎn),確定哪些協(xié)作技術(shù)已經(jīng)在使用,以及經(jīng)常使用。看看你的解決方案提供的使用數(shù)據(jù),但也要確保與員工建立一個(gè)公開(kāi)的對(duì)話,以了解他們是否在使用應(yīng)用程序和工具之外的東西。這些信息可以幫助防止陰影,這將幫助它成為一個(gè)伙伴和受信任的顧問(wèn),而不是一個(gè)“壞警察”。
  2、在任何可能的地方加強(qiáng)審計(jì)。最近的Spiceworks調(diào)查顯示,平均而言,各企業(yè)在三家供應(yīng)商之間購(gòu)買(mǎi)了四項(xiàng)溝通和會(huì)議技術(shù),試圖建立一個(gè)成功的解決方案。不管這些解決方案是否被充分利用,它們都是要支付的。跟蹤你的審計(jì)所發(fā)現(xiàn)的所有產(chǎn)品的利益相關(guān)者和合同,并尋找諸如多個(gè)維護(hù)協(xié)議、支持合同、基于細(xì)節(jié)的費(fèi)用和單位硬件成本。請(qǐng)記住,這些解決方案的所有權(quán)的總成本不僅僅是許可費(fèi)用。整合不僅節(jié)省了資金,而且使整個(gè)協(xié)作生態(tài)系統(tǒng)更容易在企業(yè)的所有部門(mén)進(jìn)行部署和控制。
  3、評(píng)估新的解決方案。在構(gòu)建一個(gè)有凝聚力的協(xié)作生態(tài)系統(tǒng)時(shí),有一些事情需要考慮:
  • 互操作性--當(dāng)使用協(xié)作技術(shù)時(shí),你應(yīng)該期望基于標(biāo)準(zhǔn)的互操作性和無(wú)縫客戶邀請(qǐng)流程,以擴(kuò)展與組織之外的供應(yīng)商、合作伙伴和客戶的通信。如果協(xié)作工具不能“與他人友好地一起玩耍”,那就忘了它吧!
  • 可靠性--并非所有的協(xié)作技術(shù)都是平等的。免費(fèi)和消費(fèi)級(jí)的應(yīng)用程序在圖像質(zhì)量和像素化方面都很差,而且在試圖進(jìn)行通信時(shí)也會(huì)出現(xiàn)帶寬問(wèn)題。視頻協(xié)作技術(shù)的關(guān)鍵在于,即使人們?cè)?萬(wàn)英里以外的地方,談話也會(huì)在同一個(gè)房間里進(jìn)行的一樣。
  • 安全性--它的主要職責(zé)之一是確保包含機(jī)密公司信息的協(xié)作產(chǎn)品和服務(wù)盡可能地安全。在選擇或評(píng)估你的解決方案時(shí),確保你所有的數(shù)據(jù),無(wú)論是靜止的還是活動(dòng)的,都是加密的;你的應(yīng)用程序、系統(tǒng)和設(shè)備在防火墻后面是安全的;自動(dòng)更新可以確保及時(shí)和有效的安全性。
  4、召集你的團(tuán)隊(duì),制定一個(gè)計(jì)劃。為了使你的企業(yè)協(xié)作工具順利有效地進(jìn)行,你必須讓每個(gè)人都對(duì)新的方向感到興奮。部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和所有受變革影響的團(tuán)隊(duì)成員都需要加入決策機(jī)構(gòu)。在每個(gè)部門(mén)找到一個(gè)關(guān)鍵的合作伙伴,他們可以幫助傳播好消息和推動(dòng)改革。你的盟友可以幫助每個(gè)人都進(jìn)入新的合作方式。
  合作是現(xiàn)代工作場(chǎng)所的基石,是團(tuán)隊(duì)合作的關(guān)鍵因素,也是平衡業(yè)務(wù)的重要組成部分。IT在創(chuàng)建和維護(hù)一個(gè)有凝聚力的協(xié)作生態(tài)系統(tǒng)中扮演著重要的角色,在這個(gè)生態(tài)系統(tǒng)中,技術(shù)促進(jìn)無(wú)縫通信,而不是阻礙它。最終,它將成為創(chuàng)建一個(gè)協(xié)同工作場(chǎng)所的幕后推手--在技術(shù)動(dòng)蕩的背景下,這是一種平靜。
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