IComMail SQL 企業(yè)郵件管理系統(tǒng)
2008/01/18
IComMail SQL企業(yè)郵件管理系統(tǒng)是�？弟浖瞥龅膬�(yōu)秀的郵件管理軟件，自2003年首推自今已有5年的發(fā)展歷史，系統(tǒng)設(shè)計(jì)先進(jìn)、功能獨(dú)特完整、運(yùn)行穩(wěn)定可靠，在國內(nèi)已有大批裝機(jī)用戶，其中以外貿(mào)、進(jìn)出口等外向型企業(yè)為主要用戶群，廣大用戶已經(jīng)獲得了極大的受益。IComMail SQL系統(tǒng)主推的是其強(qiáng)大的郵件管理功能，與通常的郵件服務(wù)器Mail Server系統(tǒng)有著根本的區(qū)別，也有別于日趨流行的企業(yè)郵局服務(wù)，IComMail SQL系統(tǒng)是建立在通常的郵件服務(wù)器Mail Server或企業(yè)郵局的應(yīng)用基礎(chǔ)上的，在企業(yè)局域網(wǎng)內(nèi)設(shè)立一IComMail郵件管理服務(wù)器，并采用穩(wěn)定可靠的SQL數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)作為支撐，為企業(yè)建立安全可靠的企業(yè)郵件數(shù)據(jù)中心，并在此基礎(chǔ)上，擴(kuò)展了很多高級(jí)的企業(yè)郵件管理功能，使企業(yè)的郵件應(yīng)用水平有質(zhì)的提升。
IComMail SQL系統(tǒng)基本功能
- 企業(yè)郵件集中收發(fā)、集中存儲(chǔ)、集中管理，大大提高企業(yè)電子郵件的應(yīng)用水平；
- SQL專業(yè)數(shù)據(jù)庫支持，郵件數(shù)據(jù)安全可靠，查詢檢索方便快捷；
- 提供專門的客戶端軟件，郵件收發(fā)、管理等功能強(qiáng)大，操作簡單；
- 具有POP3/SMTP功能，支持OutLook等通用郵件客戶端軟件，具有WEB功能；
- 支持1-100個(gè)外部POP3信箱的管理，公司所有信箱均可納入統(tǒng)一收發(fā)、統(tǒng)一管理；
- 可開設(shè)無限多的內(nèi)部Email信箱，可以給所有員工各分配一個(gè)Email信箱，內(nèi)部 郵件往來在局域網(wǎng)內(nèi)部流轉(zhuǎn)，數(shù)據(jù)安全、效率高；
- 可按人（按部門）設(shè)定統(tǒng)一的外發(fā)郵件地址Mail From， 以實(shí)現(xiàn)規(guī)范企業(yè)對(duì)外Email地址的目的，確保重要的客戶往來郵件不遺失、不外泄；
- 強(qiáng)大的郵件自動(dòng)分發(fā)功能，具有按收件人Mail To分發(fā)、發(fā)件人Mail From分發(fā)、郵件主題Subject分發(fā)、關(guān)鍵詞Key Word分發(fā)、附件類別Attachment分發(fā)等，確保郵件及時(shí)準(zhǔn)確地送抵郵件人的信箱中；
- 靈活的郵件自動(dòng)備份功能，可按時(shí)間、收件人（員工）、發(fā)件人（客戶）分類檢索查詢，具有強(qiáng)大的郵件事后管理功能；
- 靈活的郵件外發(fā)簽審功能，可隨意設(shè)定簽審流程，具有強(qiáng)大的郵件事前管理功能；
- 強(qiáng)大的郵件檢索功能，郵件可按照員工（業(yè)務(wù)員），按照預(yù)設(shè)的權(quán)限，可以很方便地查看往來的郵件信息，譬如：經(jīng)理可以查看本部門下屬的業(yè)務(wù)員的往來郵件，總經(jīng)理可以查看公司所有往來的郵件信息。
- 具有以客戶為中心的管理模式，郵件可以按照客戶來分類存儲(chǔ)，業(yè)務(wù)人員可以在回復(fù)某客戶郵件時(shí)，將該客戶的歷史往來郵件都調(diào)出來參看，諸如以前曾報(bào)過的價(jià)格等信息一目了然，大大提高工作效率；
- 具有效率管理功能，如：可以設(shè)定客戶郵件當(dāng)天必須回復(fù)，沒有及時(shí)回復(fù)的郵件就會(huì)有提醒，提醒收件人及時(shí)回復(fù)郵件，經(jīng)理可以查詢某下屬業(yè)務(wù)員沒有及時(shí)回復(fù)的郵件匯總列表；
- 具有強(qiáng)大的安全功能設(shè)計(jì)，用戶密碼系統(tǒng)，安全認(rèn)證機(jī)制，靈活的用戶權(quán)限管理設(shè)計(jì)，郵件外發(fā)限制， 郵件（病毒、垃圾）過濾等；
- 系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定、維護(hù)方便，系統(tǒng)日志齊備，具有系統(tǒng)機(jī)器人Watch Dog功能設(shè)計(jì)，系統(tǒng)具有“自修復(fù)”能力。
IComMail SQL系統(tǒng)應(yīng)用示意圖
企業(yè)郵局等基本郵件應(yīng)用方式可能存在的問題
孤立若干個(gè)POP3信箱（譬如：企業(yè)郵局或收費(fèi)信箱）的應(yīng)用模式下，郵件的收發(fā)都是由員工（譬如：業(yè)務(wù)人員）通過寬帶上網(wǎng)各自完成的，郵件都保存在員工各自的電腦中，可靠性差，一旦文件損壞可能造成郵件的永久性丟失；保密程度低，郵件資料極易外泄；
業(yè)務(wù)人員的郵件往來處于不被管理的失控應(yīng)用狀態(tài)，很容易造成由于業(yè)務(wù)人員的離職給公司帶來無法挽回的損失；
公司對(duì)外聯(lián)系的Email地址無法強(qiáng)制設(shè)定某幾個(gè)永久地址上，可能會(huì)出現(xiàn)各類Email地址（包括一些不夠穩(wěn)定的免費(fèi)信箱）隨意對(duì)外聯(lián)絡(luò)的狀況，企業(yè)的形象差，容易出現(xiàn)郵件丟失、資料外泄等；
部分企業(yè)已經(jīng)意識(shí)到上述問題的存在，統(tǒng)一對(duì)外聯(lián)系的Email地址為若干個(gè)重要的信箱，用來接收重要的業(yè)務(wù)郵件，譬如：國外來的詢盤等，重要的外發(fā)郵件也都以這幾個(gè)重要的信箱作為Mail From，但是，這幾個(gè)重要郵箱的管理者（經(jīng)理）需要同時(shí)擔(dān)任“人工郵件網(wǎng)關(guān)“的工作，接收到客戶郵件需要手工轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)的處理人（助理等）；助理等的外發(fā)郵件需要“接收——審查并修改外發(fā)郵件地址Mail From——外發(fā)“；流程復(fù)雜，效率低下，管理者（經(jīng)理）被瑣事纏身；
由于并不是所有員工都分配到Email信箱，為了方便企業(yè)內(nèi)部的郵件往來，不得不啟用一些免費(fèi)信箱，企業(yè)內(nèi)部的郵件往來等于是在一批免費(fèi)信箱之間流轉(zhuǎn)，時(shí)效性極差，安全性低下，容易造成重要資料外泄；
由于歷史郵件都是散落存儲(chǔ)在各處，要查找某天某客戶的郵件很不方便；
郵件都是按照時(shí)間順序無規(guī)則存放的，無法快速地將某客戶的近期郵件列出來，也無法將某業(yè)務(wù)員的近期郵件列出來，當(dāng)需要做此動(dòng)作時(shí)，往往需要花費(fèi)經(jīng)理很多時(shí)間，工作效率十分低下；
至于是否及時(shí)回復(fù)客戶的郵件，都需要當(dāng)事人自己記憶處理，忘記及時(shí)回復(fù)可能會(huì)時(shí)常發(fā)生，經(jīng)理也沒有有效途徑（手段）來管理下屬當(dāng)天回復(fù)郵件。
IComMail SQL系統(tǒng)受益分析
往來郵件（數(shù)據(jù)）都集中存儲(chǔ)在公司服務(wù)器（IComMail SQL）中，數(shù)據(jù)安全可靠，查詢檢索快速便捷；
郵件資料不易外泄，誤操作刪除郵件數(shù)據(jù)恢復(fù)方便，電腦中毒、硬盤故障等，在系統(tǒng)重裝之后歷史郵件可方便地恢復(fù)，確保郵件資料永不丟失；
可設(shè)置公司統(tǒng)一的（永久的）部門對(duì)外聯(lián)系Email信箱，員工外發(fā)郵件系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)置換成統(tǒng)一的Mail From,確保重要的資料不隨員工的離職而外泄，員工離職等也不會(huì)給客戶帶來困擾（Email地址更改）；
事后管理（郵件備份）和事前管理（郵件簽審）相結(jié)合的全方位郵件管理模式，確保企業(yè)郵件應(yīng)用安全性的萬無一失；
超常規(guī)的按發(fā)件人Mail From分發(fā)功能，可實(shí)現(xiàn)以客戶為中心的郵件處理流程，極大地提升工作效率；
具有局域網(wǎng)郵件服務(wù)器Mail Server的功能，所有員工都擁有內(nèi)部Email信箱，內(nèi)部郵件往來只在局域網(wǎng)中流轉(zhuǎn)，數(shù)據(jù)安全，效率高；
郵件時(shí)按照員工（業(yè)務(wù)員）、發(fā)件人（客戶）分類存儲(chǔ)的，查詢郵件十分方便快捷；
具有郵件及時(shí)回復(fù)控制功能設(shè)計(jì)，譬如：可以設(shè)置客戶郵件必須當(dāng)天回復(fù)，如果業(yè)務(wù)員沒有及時(shí)回復(fù)某封郵件，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒收件人，經(jīng)理則有權(quán)限查詢下屬所有未及時(shí)回復(fù)的郵件列表信息，以實(shí)現(xiàn)效率管理的目的。
CTI論壇編輯
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