精簡會議納入政府工作 提高效率力克文山會海

2004/04/26

　　在近日結(jié)束的第十屆全國人大二次會議上，溫家寶總理在《政府工作報告》中對各級政府明確提出了"改變工作作風(fēng)，精簡會議"的要求。這一要求既讓廣大群眾看到了新一屆政府講求效率、求真務(wù)實的作風(fēng)，同時也對今后政府以及相關(guān)部門的工作效率提出了更高的要求。

　　中國地域廣闊，各類政府部門層層疊疊，干部人數(shù)眾多，"三天一大會，兩天一小會"成為很多領(lǐng)導(dǎo)干部的真實寫照。長期以來，在傳統(tǒng)思路的"指揮"下，很多政府職能部門形成了貫有的工作程序。使得我們政府的工作效率、特別是會議效率大打折扣，會議經(jīng)費逐年上漲，到了讓人深惡痛絕的地步。

　　小到地區(qū)性會議，大到全國性會議，無不"牽一發(fā)而動全身"。這些會議的浪費和效率低下表現(xiàn)或顯性或隱性。顯性的浪費在于會議中的你來我往，酒店、飛機(jī)、汽車等大量消耗，再加上來其它瑣碎的經(jīng)費，動輒上萬元甚至幾十萬元；隱性的浪費在于耽誤工作時間，給正常工作帶來一定的延誤。長此以往，"文山會海"便成為政府工作中久治不愈的痼疾，不僅降低了工作效率，而且對政府的形象產(chǎn)生嚴(yán)重的影響，讓百姓怨聲載道。

　　"儉，德之共也；侈，惡之大也"--勤儉節(jié)約的美德在中華民族源遠(yuǎn)流長，是一筆寶貴的精神財富。溫總理曾多次提出節(jié)儉辦事的要求，此次在"兩會"上更是敲響了改革的警鐘，讓人不覺為之一振！在信息科技革命風(fēng)起云涌、信息量劇增的今天，改革傳統(tǒng)會議低效率的運作形式被新一屆政府鄭重的提上了議事日程，到了勢在必行的時候！

　　其實，會議無非是相關(guān)的人聚集在一起，商議、討論事情，在交流、溝通中達(dá)成共識，最終判斷和傳達(dá)工作決策。現(xiàn)代的會議經(jīng)過了面對面的交流，是傳遞信息的有效方式，也是人與人之間重要的聯(lián)絡(luò)和溝通渠道，其作用和功能是電話、傳真、電子郵件等其它通信方式所不能完全替代的。

　　所謂"精簡會議"在于"去其糟粕、取其精華"，并采用現(xiàn)代技術(shù)實現(xiàn)新的會議模式。要將傳統(tǒng)會議形式中導(dǎo)致效率低下的部分去除，同時保留和完善現(xiàn)代會議應(yīng)有的溝通和交流的功能。比如，傳統(tǒng)的會議在組織和實施過程中浪費了很多人力、物力、財力，會議時間很長，參與人員眾多，而發(fā)言者卻寥寥，過后則收效甚微；傳統(tǒng)會議從準(zhǔn)備、出發(fā)、乘坐交通工具到達(dá)會議現(xiàn)場、到租用會議場所，要占用長短不一的寶貴時間，無論主辦方還是參會方都疲于奔命，更容易導(dǎo)致會議效率低下。那么，如何利用科技手段達(dá)成新的會議形式揚長避短呢？

　　在互聯(lián)網(wǎng)時代，借助高科技手段使得理想的會議新形式--視頻會議得以實現(xiàn)，不僅能夠解決困擾多年的"會海"問題，還能達(dá)到比以往工作更直接、更快速、更高效的目的。視頻會議系統(tǒng)是通過網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)來實現(xiàn)的虛擬會議，使在地理上分散的用戶可以共聚一處,通過圖形、聲音等多種方式交流信息,支持人們遠(yuǎn)距離進(jìn)行實時信息交流與共享、開展協(xié)同工作的應(yīng)用系統(tǒng)，就像所有的人都在同一房間、面對面地工作一樣。視頻會議極大地方便了協(xié)作成員之間真實、直觀的交流，對于遠(yuǎn)程會議有著舉足輕重的作用。

　　視頻會議系統(tǒng)具有清晰的視音頻質(zhì)量和即時的畫面速度，在互聯(lián)網(wǎng)上就能流暢地進(jìn)行。視頻會議系統(tǒng)支持手機(jī)、電話接入到會議中來，具有多種會議控制模式，能夠看到多會議場景并支持多人同時發(fā)言。應(yīng)用視頻會議系統(tǒng)，可適應(yīng)多種復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，安裝簡單，操作人性化，一次投入就可以解除今后會議的諸多"麻煩"。

　　青島是我國的旅游城市，環(huán)保工作變得非常重要，青島環(huán)衛(wèi)局領(lǐng)導(dǎo)一直期望能夠建立一套高效的會議系統(tǒng)來提高辦公效率，同時也為市局行政辦公和管理節(jié)約大量成本。經(jīng)過詳細(xì)的需求分析及嚴(yán)格的評測后，安裝了瑞福特公司Smart In One視頻會議系統(tǒng)，其中九個點的會議室覆蓋了整個市局、各基層會議室及其他相關(guān)科室，實現(xiàn)了電子會議，有效進(jìn)行日常管理工作和行政事務(wù)的溝通，提高了辦公效率，節(jié)約了成本。杭州商學(xué)院也通過引進(jìn)視頻會議系統(tǒng)，不但各類會議變的簡單方便，節(jié)約了很多費用和時間，而且逐步開展了多種形式的遠(yuǎn)程培訓(xùn)和教學(xué)，很多項目的討論也可以隨時溝通，并加強(qiáng)了同國際同行之間的交流。學(xué)院的資源得到充分利用，提高了工作效率，得到教職員工和校方的一致認(rèn)可。

　　得益于高新技術(shù)的發(fā)展，視頻會議使得"精簡會議"的改革目標(biāo)不再遙遠(yuǎn)。幾十萬元投入就能輕松實現(xiàn)"電視電話會議"，減少了企事業(yè)單位的各種日常支出，達(dá)到節(jié)儉辦事的目的。而且，視頻會議系統(tǒng)可靠的安全性和穩(wěn)定性讓政府部門解除了后顧之憂，已日趨成為中國電子政務(wù)不可缺少的一部分。

深圳瑞福特公司供稿 CTI論壇編輯


相關(guān)鏈接:
瑞福特視頻會議在廈華企業(yè)的成功應(yīng)用 2008-11-26
瑞福特視頻會議在廈門寶龍房地產(chǎn)的成功應(yīng)用 2008-11-26
瑞福特：把握蓬勃發(fā)展的中小企業(yè)視頻會議市場 2008-10-21
南寧市政府視頻會議案例 2008-07-23
瑞福特視頻會議全國巡展北京站高調(diào)亮相 2008-06-18

分類信息:  政府_與_視像通訊     新聞頻道   視像通信專欄_新聞   行業(yè)_政府_新聞   技術(shù)_視像通訊_新聞