AOFAX公安傳真系統(tǒng)之收文確認(rèn)功能比較
2012/01/09
低碳環(huán)保理念的普及帶熱了綠色傳真的應(yīng)用，在公安系統(tǒng)各級(jí)機(jī)構(gòu)中，AOFAX各種型號(hào)的數(shù)碼傳真機(jī)、電腦傳真機(jī)、無(wú)紙傳真機(jī)、電子傳真機(jī)、網(wǎng)絡(luò)傳真機(jī)、電腦傳真軟件、網(wǎng)絡(luò)傳真系統(tǒng)、傳真服務(wù)器等也同樣被大量采用。
在公安部門應(yīng)用的各種新型電子傳真中，最能代表其行業(yè)特點(diǎn)的是AOFAX公安專用傳真系統(tǒng)（也稱為公安傳真普發(fā)系統(tǒng)）了。AOFAX公安傳真系統(tǒng)由國(guó)內(nèi)電子傳真的領(lǐng)軍企業(yè)---金恒科技（深圳）有限公司研發(fā)生產(chǎn)，它同時(shí)支持多條傳真線路，支持傳真自動(dòng)發(fā)送、傳真群發(fā)、自動(dòng)語(yǔ)音導(dǎo)航、樹(shù)型電話簿、多操作員登錄、收文確認(rèn)、傳真自動(dòng)存檔、智能查找等多項(xiàng)強(qiáng)大功能。AOFAX傳真服務(wù)器在媒體和網(wǎng)絡(luò)上的介紹文章和應(yīng)用案例已非常多，為節(jié)省篇幅，本文將專門介紹AOFAX公安專用服務(wù)器的兩種收文確認(rèn)功能及其優(yōu)缺點(diǎn)分析。
所謂收文確認(rèn)，是指上級(jí)機(jī)關(guān)（發(fā)文單位）給下屬部門（收文單位）發(fā)送傳真后，收文單位要給發(fā)文單位回復(fù)信息，以確保傳真件已經(jīng)正確接收的過(guò)程。
收文確認(rèn)目前主要有兩種方式，一種是傳真回執(zhí)確認(rèn)，這種方式的確認(rèn)過(guò)程為：
1、在每份傳真報(bào)文前增加一個(gè)回執(zhí)頁(yè)面，標(biāo)明傳真主題和傳真的文件流水號(hào)；
2、傳真服務(wù)器將傳真群發(fā)到各收文單位；
3、收文單位接收人在傳真回執(zhí)頁(yè)面簽字；
4、收文單位撥通發(fā)文單位傳真服務(wù)器的傳真號(hào)碼，根據(jù)傳真服務(wù)器的語(yǔ)音提示，輸入回執(zhí)上的文件流水號(hào)；
5、收文單位將回執(zhí)發(fā)送到發(fā)文單位的傳真服務(wù)器；
6、根據(jù)接收回執(zhí)時(shí)收到的文件流水號(hào)，傳真服務(wù)器將發(fā)出的傳真與回執(zhí)自動(dòng)配對(duì)，同時(shí)在發(fā)送記錄中清晰顯示；
7、超過(guò)一定時(shí)間沒(méi)有收到回執(zhí)的，通過(guò)人工方式聯(lián)系該收文單位。
另一種方式是接收工號(hào)確認(rèn)，每一個(gè)收文單位均指定若干接收人，每個(gè)接收人分配一個(gè)三位數(shù)的工號(hào)以及三位數(shù)的密碼，其確認(rèn)過(guò)程如下：
1、傳真服務(wù)器自動(dòng)撥通收文單位的傳真號(hào)碼，發(fā)出語(yǔ)音提示“請(qǐng)輸入工號(hào)”，等待收文單位接收人摘機(jī)，并輸入工號(hào)；
2、驗(yàn)證接收工號(hào)后，發(fā)出語(yǔ)音提示“請(qǐng)輸入密碼”，等待接收人輸入密碼；
3、驗(yàn)證對(duì)應(yīng)密碼后，提示“請(qǐng)按開(kāi)始鍵接收傳真”，接收人按開(kāi)始鍵后，將傳真發(fā)出；
4、傳真服務(wù)器自動(dòng)記錄傳真發(fā)送情況，及接收人的工號(hào)信息。
5、超過(guò)一定時(shí)間沒(méi)有發(fā)送成功的，通過(guò)人工方式聯(lián)系該收文單位。
說(shuō)到這里讀者就會(huì)立刻比較出，采用接收工號(hào)確認(rèn)方式，明顯好于傳真回執(zhí)確認(rèn)方式，原因如下：
1、即時(shí)性：接收工號(hào)確認(rèn)方式可以立即知道收文單位是否收到，而傳真回執(zhí)方式存在時(shí)延。
2、安全性：用傳真回執(zhí)方式，發(fā)出傳真后，可能會(huì)因?yàn)閷?duì)方無(wú)人值守造成文件丟失，或被不該看的人看到，但接收工號(hào)確認(rèn)方式不會(huì)出現(xiàn)這樣的情況。
3、發(fā)送速度：發(fā)文單位需要將傳真回執(zhí)頁(yè)面通過(guò)傳真發(fā)出去，收文單位添好后再把傳真回執(zhí)發(fā)回來(lái)，浪費(fèi)不必要的時(shí)間，影響傳真收發(fā)速度和線路占線的概率。
4、工作效率：對(duì)收文單位而言，傳真回執(zhí)方式的工作量遠(yuǎn)大于接收工號(hào)確認(rèn)方式。
因此，從目前各地已經(jīng)上馬AOFAX公安專用傳真系統(tǒng)的情況看，幾乎都選用接收工號(hào)確認(rèn)方式，只是執(zhí)行過(guò)程略有差異，比如，部分地方公安廳局為進(jìn)一步簡(jiǎn)化程序，采用傳真號(hào)碼-接收工號(hào)兩級(jí)對(duì)應(yīng)的驗(yàn)證方式，而不是上文中提到的傳真號(hào)碼-接收工號(hào)-工號(hào)密碼三級(jí)對(duì)應(yīng)的驗(yàn)證方式。
AOFAX公安傳真系統(tǒng)已被公安部直屬機(jī)關(guān)和多地公安廳、公安局、公安分局、110指揮中心、交通管理指揮中心、武警部隊(duì)等單位所采用，為公安部門提高了效率，節(jié)省了人力，取得了良好的社會(huì)效益。
CTI論壇報(bào)道
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