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賽捷助力博朗軟件快速部署ERP 實現(xiàn)財務(wù)管控

2011/12/08

  博朗軟件上海開發(fā)有限公司(以下簡稱“博朗軟件”)成立于2001年,是中國領(lǐng)先的針對歐美企業(yè)的外包提供商之一。公司致力于建立全球開發(fā)中心,提供諸如應(yīng)用程序開發(fā)、支持維護(hù)、測試和現(xiàn)有系統(tǒng)的更新,服務(wù)的行業(yè)涉足高科技、金融服務(wù)、電信和零售業(yè)等多項領(lǐng)域。

  博朗軟件是中國第二個通過CMMI 5級(軟件能力成熟度模型5級)認(rèn)證的公司,也是中國唯一一家同時具備CMMI 5級和ISO 27001認(rèn)證的軟件公司,F(xiàn)有員工700人左右。

  來自語言環(huán)境和財務(wù)的挑戰(zhàn)

  作為一家軟件行業(yè)的企業(yè),博朗軟件對于信息化重要地位的認(rèn)識程度毋庸置疑,很早就上了一套國內(nèi)某IT廠商提供的ERP系統(tǒng)。但同時,作為美商獨資及管理的企業(yè),博朗軟件一直專注于美國和歐洲的客戶,并且堅持純英語的工作環(huán)境,在日常工作中,員工之間、員工與客戶之間都采用英語進(jìn)行交流,久而久之,這套中文系統(tǒng)逐漸不能滿足博朗軟件的語言環(huán)境要求。

  不僅如此,隨著博朗軟件業(yè)務(wù)范圍的擴(kuò)大,已有的ERP系統(tǒng)越來越不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展,弊端逐漸暴露出來:

  其一,在業(yè)務(wù)往來時,客戶需要大量的分析報表,博朗軟件要按照不同的部門,分析多種維度的數(shù)據(jù)。而博朗軟件之前使用的ERP系統(tǒng)功能比較簡單,無法滿足多種維度分析的要求,系統(tǒng)的界面也不夠友好,查詢起來不那么方便。

  其二,由于博朗軟件有多家分公司,每到月底的時候,都要進(jìn)行賬務(wù)合并,出具費用分析報表,并且將合并的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成美金。而之前的ERP系統(tǒng)不能進(jìn)行月末數(shù)據(jù)的合并,也不能自動對合并后的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯差轉(zhuǎn)換,所有的報表都需要博朗軟件的員工手工完成,統(tǒng)計出來的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性也不高。

  其三,博朗軟件在每個月的月底都需要統(tǒng)計每個項目的實際費用,并與預(yù)算費用做出對比,以便進(jìn)行費用管理和預(yù)算計劃,這也是之前的ERP系統(tǒng)無法實現(xiàn)的。

  更重要的是,博朗軟件準(zhǔn)備在不久的將來上市,所以需要一個強大的財務(wù)分析軟件,不僅能滿足上述的全部需求,還要實現(xiàn)對企業(yè)的固定資產(chǎn)進(jìn)行管控,而在過去,博朗軟件一直無法通過ERP系統(tǒng)管理公司的固定資產(chǎn)。

  選對軟件,分步快速實施

  經(jīng)過重重篩選,反復(fù)論證,2011年1月,博朗軟件選定了賽捷ERP Accpac作為的新系統(tǒng),開始實施新的ERP項目。

  據(jù)了解,賽捷 ERP Accpac可以支持多種語言,其最新版本ERP Accpac 5.6版本不僅能夠幫助企業(yè)改善工作流程,降低運營成本,大幅度提高日常的工作效率,還能夠為客戶提供可選擇的產(chǎn)品模塊,在企業(yè)發(fā)展過程中可以逐步增加和實施。從財務(wù)管理、存貨管理、銷售采購管理、批次管理、項目管理、生產(chǎn)管理、商務(wù)智能分析等環(huán)節(jié),結(jié)合企業(yè)的發(fā)展逐步實施,從而有效避免系統(tǒng)搭建時耗費過多的時間和成本風(fēng)險。目前,在全球已經(jīng)有超過45,000家公司,超過20萬人在使用Sage ERP Accpac。

  通過調(diào)研和溝通,賽捷ERP Accpac的實施團(tuán)隊為博朗軟件快速出具了解決方案,并和博朗軟件一同制定了項目計劃時間表,雙方根據(jù)計劃分步實施。

  據(jù)博朗軟件財務(wù)經(jīng)理介紹,出于對ERP項目的重視,財務(wù)部門的全體同事都參與了此次項目實施。

  任何ERP項目實施的過程都不可能是一帆風(fēng)順的,博朗軟件和賽捷ERP Accpac的實施團(tuán)隊在此次ERP項目的實施過程中也遇到了一些障礙。

  首先,由于博朗軟件的人員流動率比較高,從之前的ERP系統(tǒng)中獲取的數(shù)據(jù),有很多是與實際數(shù)據(jù)不相符的,需要花費大量的時間進(jìn)行核對;

  其次,博朗軟件希望能夠?qū)?~3月份已經(jīng)發(fā)生的業(yè)務(wù),在此次新上的ERP Accpac系統(tǒng)中體現(xiàn)出來,所以系統(tǒng)用戶必須將存儲在之前ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù),在ERP Accpac系統(tǒng)中重新錄入一次。這樣,在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)的過程中,由于存在數(shù)據(jù)遺漏和調(diào)整等問題,導(dǎo)致增加了很多對帳的工作,也增加了實施的風(fēng)險;

  第三,由于博朗軟件需要從不同的費用種類、不同的部門等不同的角度,來分析費用及成本,所以自定義的報表比較復(fù)雜,需要將同一費用通過不同的維度體現(xiàn)出來;

  最后,因為在每個月月底的時候,博朗軟件都需要根據(jù)總部提供的匯率,將所有的分公司數(shù)據(jù)匯總,并出具報表。但是資產(chǎn)負(fù)債表和損益表的匯率是不同的,這樣就增加了系統(tǒng)自動合并的難度。實施團(tuán)隊在系統(tǒng)中需要針對科目類型,設(shè)置不同的匯率轉(zhuǎn)換。

  盡管問題重重,雙方的項目實施團(tuán)隊還是發(fā)揮出其專業(yè)性和規(guī)范性的優(yōu)勢,快速完成了項目部署。2010年5月9日,博朗軟件項目正式驗收。

  ERP初顯成效,實現(xiàn)財務(wù)管控

  項目成功上線以后,博朗軟件借助Sage ERP Accpac,實現(xiàn)了最初所期望達(dá)到的效果:

  首先,通過optional fields,每個項目的實際費用,在創(chuàng)建每一筆憑證的時候,都可以選取相關(guān)的項目號進(jìn)行關(guān)聯(lián),并出具報表;其次,通過總帳合并模塊,可以將各個分公司的帳務(wù)數(shù)據(jù)合并,并進(jìn)行分析,還可以出具相關(guān)的報表;第三,運用應(yīng)收帳款,可以對客戶的收款進(jìn)行控制;第四,通過G/L consolidation,能夠關(guān)聯(lián)公司各相關(guān)交易之間的對沖和資產(chǎn)負(fù)債表及利潤表的轉(zhuǎn)換率;第五,通過FR report功能,可以讓所有報表自動生成;第六,通過固定資產(chǎn)模塊,可以對公司的資產(chǎn)進(jìn)行管理,包括購入、折舊和在建的資產(chǎn)等等;第七,通過optional fields,可以將固定資產(chǎn)capital項目在資產(chǎn)購入時進(jìn)行標(biāo)注,并通過報表的形式展現(xiàn)出來。

  博朗軟件財務(wù)經(jīng)理表示:“這套ERP系統(tǒng)完全能夠滿足我們公司的財務(wù)需求,日后我們會進(jìn)一步深化應(yīng)用。”

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