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山脈“e路通”會議通知系統(tǒng)

　 1、傳統(tǒng)會議的四大難題

在信息高速發(fā)展的當今社會，正確的管理與發(fā)展決策是影響到企業(yè)的發(fā)展與生存的一個重要因素，而會議則是形成正確決策的最為廣泛而有效的方式。為提高效益，會議倡導者需要提前確定會議的主題、議程和會議列席名單，并把會議相關的詳細信息傳達給參會人員。參會人員對會議議題經過深思熟慮之后，才可能在有限的會議時間內發(fā)表個人的見解，使會議達到預期的目的。

但是要做好上述會議的準備工作，并非易事。

組 織 難

——通知會議占用了組織者大量的時間，使其沒有足夠的精力做好更重要的會議準備工作，例如起草會議議程及議題，選擇確定參會人員名單等；

——遇到大、中型會議的召開，參會人員多，通知往往浪費時間又有遺漏；

——重復而且令人煩躁的撥打電話通知工作，嚴重挫傷組織者的工作積極性；

——遇到大型會議，會議通知進度不能滿足實際需求；

通 知 難

——會議組織者難以快速、全面、準確地找到參會人員的全部聯(lián)系方式，故無法在特殊情況下及時通知列席；

——遇到參會人員外出，通知變得更加困難；

——繁忙會議通知工作具有突發(fā)性，安排多人造成人力資源浪費，安排一人則延誤通知，費時又費力，且不能給參會人員充足的思考時間；

——傳達會議議題及議程等信息難。電話通知往往會造成參會人員遺漏會議信息，而人工通知（以紙質文件）則造成資源浪費、效率低下，并且不能滿足外出參會人員的客觀需求；

參 會 難

——參會人員經常因未通知到或未得到及時通知而延誤會議；

——參會者往往因無法提前知道會議安排而經常造成會議擾亂工作計劃或因時間安排不開無法參加會議；

——因特殊原因而缺席會議的人無法及時在會后聽取會議實況；

記 錄 難

——在會后的工作中需要會議信息及會議決議，紙介質存儲易于丟失和泄漏會議信息，難于管理和檢索，難于再利用；

——隨著發(fā)展，崗位變動趨于頻繁，與會議組織有關的大量信息往往因人員的變遷而遺失，使得新人難于快速勝任工作；

2、有沒有解決辦法？

使用山脈科技“e路通”會議通知系統(tǒng)，上述問題可全部解決。

會議組織不再難

——強大的數據庫支持----所有的人員名單、會議信息、歷史資料等得以完整、詳細保存，無需為信息篩選或臨時查找而傷透腦筋，使您一切盡在掌握；

——會議信息個性化定制----只需輸入相關主題，所有相關數據全部自動調出，您可按單位、部門、職務、政治面貌、性別等相關字段來定制參會人員的名單；

——多種通訊手段支持----普通電話、手機、傳真、E-mail，保證了會議組織進程；

——辦公地點無限制----系統(tǒng)運用B/S結構，會議組織者只要訪問到遠程管理服務器就可以通過工號和口令的雙重認證來獲得系統(tǒng)的操作權限，來下達會議組織及通知任務。

會議通知不再難

——通知流程個性化設置----您可以對通知方式、人員通知先后順序做任意設置、組合。如：通知方式是使用單一通訊手段通知，還是先用電話通知，再用手機通知？或者為了確保通知到達索性按順序都來一遍；人員通知是按表單自然順序還是按照職務、部門、年齡？這一切都有您來決定！

——系統(tǒng)發(fā)送通知快速高效----它在召開會議的時效性方面具有很大優(yōu)勢，本系統(tǒng)可以同時使用8路電話執(zhí)行會議通知任務。下達會議會議召集的自動電話通知、傳真通知、E-mail通知等多種現(xiàn)代化手段能及時、快速地召集會議人員以便迅速作出應對；

——操作簡便、快捷----對于大面積的通知、通告的發(fā)布，該系統(tǒng)方便、快捷的優(yōu)勢更是顯而易見；它使會議的通知變得如此簡單，你只需通過系統(tǒng)對所需要召開的會議信息進行定制，剩下的事情就可以交給系統(tǒng)自動完成了。

參加會議不再難

會議資料的快速查詢----您可以在任何時間、任何地點通過系統(tǒng)身份驗證后，按關鍵子段對相關會議信息進行查詢，通過聽取會議的語音信息，及時了解會議安排情況，運籌帷幄；

數字化錄音----使你不必為無法出席會議而遺漏相關信息而擔憂，數字化錄音保證了會議再次對你開放；

會議記錄不再難

無紙記錄----系統(tǒng)實現(xiàn)了召集會議記錄的無紙化，傳統(tǒng)的會議召集都須有專人負責記錄如：參會人員名單、會議召開時間、人員到會情況等等相關信息，但對于一些重要的機密會議而言，記錄人員記錄的準確性和保密性難以保證，而本系統(tǒng)設置了自動記錄功能，成功地解決了這一問題；

數據存放、讀取方便----所有的會議以及參會的人員信息，都存放在系統(tǒng)的數據庫里，支持您按會議召開的主題、時間，參會人員的姓名、性別、單位、職位等等字段進行方便、快速的查找；并可將查找的結果調出打印。從此，你再也不用為保存數次繁瑣的會議信息而煩惱，也不必為找不到歷史會議資料而頭疼；

全程錄音及回放功能----系統(tǒng)具有數字錄音功能，可對所有的通話進行高效的數字錄音，同時支持本地和遠程兩種回放方式，根據呼叫記錄能方便的聽到與呼叫相對應的語音記錄。

從以上可以看出，“e路通”會議通知系統(tǒng)可有效的提高工作效率，不僅僅是為企業(yè)節(jié)省了人力和時間，更重要的是使會議的組織與通知變得更加方便，更加及時，大大提高企業(yè)在各種環(huán)境中的決策和經營管理能力并節(jié)約了企業(yè)的運行成本。同時，它不需要價格昂貴的專用硬件設備，并有良好的擴展性，具有優(yōu)秀的性能價格比，是您企業(yè)進行會議通知、管理的最佳選擇。

　山脈科技發(fā)展有限公司 聯(lián) 系 人： 李小姐 聯(lián)系電話： 029-8386131/32/33/34-8066 電子郵件： lihua@summit.com.cn 類別: 合作信息 有 效 期： 30 標題： 山脈“e路通”會議通知系統(tǒng)

 

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